L’établissement des offres de prix : le devis

1. La réception d’une demande de prix

L’entreprise reçoit régulièrement des demandes de prix émanant d’anciens ou de nouveaux clients. Ces demandes peuvent prendre la forme :

• – d’un appel téléphonique ;
• – d’un courrier, d’un courriel ou d’une télécopie ;
• – d’un appel d’offres.

À la réception de la demande, l’entreprise doit :

• – vérifier si elle a dans son catalogue le ou les articles souhaités ;
• – vérifier si elle peut faire face à cette demande compte tenu du délai de livraison attendu par le client ;
• – faire une offre de prix regroupant toutes les conditions de vente.

Cette offre de prix peut prendre n’importe quelle forme, sauf si elle est la réponse à un appel d’offres. Dans ce cas, l’entreprise retourne cet appel d’offres renseigné.

Ces propositions de prix s’appellent des « devis » ou des « factures pro forma ».

2. L’établissement d’un devis

Le devis est un document écrit par lequel le fournisseur s’engage sur les conditions (tarifs, réductions, conditions de livraison, conditions de paiement) pour la vente de biens et/ou de prestations.
Il a une durée de validité limitée, mais suffisante pour laisser le temps au client de décider s’il accepte ou non les conditions.

Le devis est obligatoire pour tous les travaux d’un montant supérieur à 150 € TTC et devient un contrat qui engage les deux parties (le fournisseur et le client) dès lors que le client l’a accepté.

2.1 Les mentions obligatoires au devis

• – Les coordonnées du fournisseur
• – Les mentions juridiques (statut, capital, SIRET, RCS)
• – La mention « Devis » ou « Proposition de prix »
• – La date de rédaction du devis
• – Les coordonnées du client
• – Le lieu d’exécution de l’intervention
• – Le descriptif détaillé, la dénomination, la quantité et le prix de chaque prestation, la main-d’œuvre, les frais de déplacement
• – La somme à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC), en précisant le ou les différents taux de TVA
• – La durée de validité de l’offre

Même si le devis peut ne porter que sur des marchandises, il est le document référent en matière de proposition de prix des prestations de services. C’est pourquoi on y retrouve une rubrique relative à la main-d’œuvre.

2.2 Présentation de devis

Très fréquemment, le corps du devis se compose de trois parties :

• – une première partie relate la nature ou la désignation des travaux, ce qui permet au client de repérer exactement le contenu de l’intervention de l’entreprise ;
• – une deuxième partie répertorie l’ensemble des biens et fournitures nécessaires à la réalisation de ces travaux ;
• – une troisième partie détaille précisément la quantité de main-d’œuvre nécessaire à la réalisation de ces travaux.

3. L’établissement d’une facture pro forma

Une facture pro forma (expression latine qui signifie « selon la forme ») joue le même rôle qu’un devis, c’est-à-dire qu’elle est aussi une proposition de prix faite par l’entreprise à un client.
La différence avec le devis provient souvent du fait qu’elle est établie pour une offre de prix relative à la vente de biens plutôt qu’à une prestation de services. On émet aussi des factures pro forma lorsque le client est étranger et qu’il doit obtenir l’autorisation d’importer des marchandises.