La rédaction et la présentation d’une note

1. La note (définition et rédaction)

Une note est un message écrit interne à l’organisation qui établit une communication le plus souvent descendante (de la hiérarchie vers les échelons subalternes).

2. Les types de note

Il existe essentiellement deux types de notes : la note d’information et la note de service (ou note d’instruction).

2.1 La note d’information

Comme son nom l’indique, la note d’information transmet à une ou plusieurs personnes une information relative à la vie de l’entreprise ou d’un service, un renseignement ou un message qui n’a pas de caractère obligatoire.

Le style de la note doit être clair, concis et impersonnel. On ne doit pas s’adresser directement aux destinataires (exemples : « la présence de chacun est souhaitable », « il est rappelé aux représentants que… », etc.) ; la forme passive est en général utilisée.

2.2 La note de service (note d’instruction)

La note de service donne ou rappelle des consignes, décrit un processus, une procédure. L’émetteur est un supérieur hiérarchique, le récepteur est tout ou une partie du personnel. Le message est normalement suivi d’une mise en exécution (caractère obligatoire d’application).

Le ton est direct, injonctif, personnel. L’émetteur parle souvent en son nom, le pronom « je » est donc souvent utilisé.

Qu’elle soit d’information ou d’instruction, la note doit être concise (se limite à l’essentiel du message à transmettre) mais complète. Le message doit être clair (vocabulaire précis).

3. Les mentions de la note

Une note comporte toujours :

l’en-tête simplifié de l’entreprise ;

la mention « Note d’information » ou « Note de service » (titre), suivie d’un numéro d’ordre ;

les coordonnées de l’émetteur (nom, service, fonction, etc.) ;

les coordonnées du ou des destinataires (nom, service, etc.), suivies de la mention « Pour information » ou « Pour exécution » selon les cas ;

le lieu et la date d’émission ;

la désignation de l’objet ;

la qualité du signataire, prénom (ou initiale) et nom du signataire.

4. La présentation de la note

La présentation d’une note de service ou d’une note d’information est libre. Elle prévoit l’emplacement des différentes mentions :

5. La diffusion de la note

La diffusion se fait sur support papier, par courrier électronique ou encore par affichage sur des panneaux prévus à cet effet.

Lexique

• Note : document interne à l’organisation par lequel on transmet des informations (note d’information) ou des ordres (note de service).