L’organisation, l’activité administrative

1. L’organisation (généralités)

Le terme « organisation » est généralement employé pour désigner une entreprise, une administration ou une association.

1.1 Définition

L’organisation est un groupement humain organisé, qui met en œuvre des moyens matériels et financiers, pour produire ou vendre des biens et/ou des services et satisfaire ainsi les besoins des consommateurs.

1.2 Les objectifs de l’organisation

L’organisation poursuit deux objectifs :

• – au niveau économique : la réalisation de profits ;
• – au niveau social : la création d’emplois, la rémunération du personnel et la contribution à la formation des employés.

1.3 La diversité des organisations

On peut regrouper les organisations en trois catégories principales :

• – les entreprises publiques ou privées ;
• – les administrations : ensemble des services chargés d’assurer le fonctionnement d’un État, d’une collectivité territoriale ou d’un service public ;
• – les associations : « convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. »

1.4 Les principales caractéristiques des organisations : la classification

Les entreprises peuvent être classées selon plusieurs critères :

• En fonction de la nature de leur activité

  • – Entreprise commerciale : elle achète des biens qu’elle revend sans transformation.
  • – Entreprise industrielle : elle transforme les matières premières et vend des produits finis.
  • – Société de services : elle vend un travail sans fabrication d’objets physiques.

• En fonction de leur secteur économique (déterminé par leur activité principale)

  • – Secteur primaire : activités agricoles (élevage, pêche, etc.).
  • – Secteur secondaire : activités industrielles (énergie, bâtiment et travaux publics, etc.).
  • – Secteur tertiaire : activités de services (transport, distribution, hôtellerie, etc.).
  • – Secteur quaternaire : activités liées à l’information et aux télécommunications (médias, publicité, etc.).

• En fonction de leur taille (effectif et chiffre d’affaires)

  • – Très petite entreprise (TPE) : moins de 10 salariés.
  • – Petite entreprise (PE) : entre 10 salariés et 49 salariés.
  • – Moyenne entreprise (ME) : entre 50 salariés et 249 salariés.
  • – Grande entreprise : 250 salariés et plus.

  Le chiffre d’affaires permet aussi d’évaluer l’importance d’une organisation.

• En fonction de la forme juridique

  • – Les entreprises privées appartiennent à des personnes privées ; les capitaux sont apportés par l’entrepreneur (entreprise individuelle) ou par plusieurs associés (SA, SAS, SARL, EURL…).
  • – Les entreprises ou administrations publiques sont gérées par l’État ; les capitaux sont majoritairement publics.
  • – Les associations (organisation à but non lucratif).

1.5 L’organisation dans son environnement : les partenaires de l’organisation

L’organisation est en relation permanente avec son environnement économique et social ; ce dernier se décompose en quatre marchés principaux (marché des biens et des services, marché commercial, marché du travail et marché financier) dans lesquels on trouve les partenaires de l’organisation.

Les partenaires (ou interlocuteurs externes) sont les entreprises et les organismes avec lesquels l’organisation est en relation (clients, fournisseurs, banquiers, assureurs, etc.) et qui lui permettent de réaliser son activité.

L’organisation doit aussi tenir compte, dans son environnement, de l’État et des collectivités locales avec lesquels elle entretient des relations diverses.

En effet, l’organisation procure à l’État et aux collectivités locales des ressources financières par le versement d’impôts et de taxes et doit respecter les lois et règlements qui concernent son activité.

En contrepartie, elle bénéficie de l’existence de services publics (dans les domaines du transport et de la communication, par exemple) et profite des aides financières lorsqu’elle crée des emplois ou s’implante dans une zone défavorisée économiquement (zone franche).

2. L’organisation : une structure humaine

2.1 Les fonctions et les services de l’organisation

2.1.1 Généralités

L’organisation effectue chaque jour de multiples opérations : achats de marchandises ou de matières premières, fabrication, ventes de biens ou prestations de services, rémunération du personnel, etc.

Ces différentes tâches sont regroupées en fonctions :

• – de direction (ou de management)
• – commerciale
• – financière
• – sécurité
• – administrative
• – technique (ou de production)
• – personnel (ou ressources humaines)

Chaque fonction est assurée par un ou plusieurs services (ensemble de moyens humains et matériels.)

2.1.2 Remarque

Les organisations n’ont pas toutes la même taille ou la même activité. L’importance des fonctions, et donc celle des services, est différente d’une organisation à l’autre.

Ainsi, dans une grande organisation, une même fonction peut être remplie par plusieurs services :

Exemple : fonction Secrétariat   -> service Secrétariat de direction
Exemple : fonction Secrétariat   -> service Secrétariat général

Inversement dans une petite organisation, un seul et même service peut remplir plusieurs fonctions :

Exemple : Service administratif et commercial ou Service comptable et financier.

2.2 La structure de l’organisation

2.2.1 Définition

L’ensemble des services d’une entreprise (d’une administration ou d’une association), leur organisation et les relations qui existent entre eux constituent sa structure.

2.2.2 Les différentes structures

Il n’existe pas de structure type ; chaque organisation possède sa propre structure qui est fonction de sa taille, de la nature de ses activités.

On peut classer les différentes structures en trois catégories.

2.2.3 L’organigramme – Définition

L’organigramme présente la structure d’une organisation sous la forme d’un schéma.

L’organigramme est à la fois un instrument d’information et d’analyse (il peut faire apparaître des dysfonctionnements et inciter à une meilleure organisation).

2.2.4 L’organigramme : rôle

• L’organigramme permet de :

  • – visualiser la hiérarchie ;
  • – déterminer la place de chaque personne dans l’organisation ;
  • – distinguer les différents services et les relations qui existent entre eux.

• L’organigramme est utile :

  • – au personnel : il permet de se situer, de savoir « qui fait quoi ? », « qui dépend de qui ? » et ainsi d’améliorer l’efficacité du travail. C’est un outil de communication interne ;
  • – aux partenaires extérieurs : il permet de connaître les différents services et personnes de l’entreprise, de les situer les unes par rapport aux autres et ainsi de s’adresser au bon interlocuteur. C’est un outil de communication externe.

  Un organigramme doit être modifié à chaque changement intervenu dans le personnel. La date de mise à jour doit donc être indiquée.

2.2.5 L’organigramme : présentations

Il existe plusieurs types de présentation ; les plus simples sont l’organigramme en étoile et l’organigramme en bannière (ou en « râteau »).

A – L’organigramme en étoile

L’organigramme en étoile est réservé aux très petites structures. Il est simple à construire : le directeur figure au centre, entouré de ses collaborateurs.

Exemple :

B – L’organigramme en bannière

Plus précis que l’organigramme en étoile, l’organigramme en bannière est très utilisé, car il visualise bien les niveaux hiérarchiques.

• Chaque salarié y est représenté par un rectangle ou cartouche ; le nom de la personne est précédé de celui du service ou de la fonction qu’elle occupe ; plusieurs salariés aux fonctions identiques peuvent être représentés dans un même rectangle ; on peut alors indiquer simplement leur nombre et leur fonction.
• La hiérarchie est représentée de haut en bas (descendante). Un supérieur est relié à ses subordonnés par des traits verticaux ; ces traits représentent des liens d’autorité et de subordination. Chaque subordonné ne peut recevoir d’ordre que d’un seul supérieur.

Les personnes se situant au même niveau hiérarchique se trouvent sur la même ligne horizontale.

Exemple :

2.2.6 L’annuaire interne

Il est de plus en plus fréquent de trouver au sein d’une organisation un annuaire interne.

L’annuaire interne permet d'effectuer la recherche d’un salarié par son nom ou en sélectionnant le service auquel il appartient.

Comme l’organigramme, l’annuaire est un outil de communication à la fois interne et externe.

• En effet, il permet notamment à un membre du personnel de pouvoir accéder rapidement à des informations concernant les autres salariés : poste occupé (définition des tâches), supérieur hiérarchique, localisation dans l’entreprise, disponibilité, informations personnelles (accès réservé au service du personnel, etc.).

Exemple :

• En consultant l’annuaire, les personnes externes à l’entreprise pourront, par exemple, identifier clairement l’interlocuteur auquel elles souhaitent s’adresser et obtenir ses coordonnées.

3. L’organisation des activités administratives

Toutes les opérations traitées par l’entreprise sont gérées par les services et donnent lieu à des applications administratives.

3.1 Les finalités de l’activité administrative

L’activité administrative est une activité transversale (tous les services effectuent des tâches administratives) dont les objectifs principaux sont la gestion de l’information et la coordination du travail des acteurs de l’organisation (du personnel). Elle est fondamentale pour l’entreprise.

3.1.1 La gestion de l’information : mission centrale de l’activité administrative

Toutes les opérations réalisées par l’organisation (approvisionnement, production, vente, investissement, financement, etc.) sont des opérations importantes, nécessitant des prises de décisions.

L’activité administrative consiste à rassembler des informations, à les organiser et à les ­exploiter pour aboutir à une prise de décision finale.

• L’activité administrative comporte plusieurs étapes :

• Le traitement des informations aboutit à une prise de décision.

Toute personne dans l’entreprise prend des décisions.

La nature des décisions est différente suivant le niveau hiérarchique : les responsables prennent des décisions importantes, les exécutants prennent des décisions relatives à leur travail.

3.1.2 La gestion du personnel

L’activité administrative remplit, en plus de la gestion de l’information, une fonction incontournable : la gestion du personnel. Celle-ci a plusieurs missions :

• – recruter le personnel : définition du profil de poste à pourvoir, diffusion de l’annonce, tri des candidatures, entretiens, sélection du candidat ;
• – effectuer les tâches administratives liées au personnel : établissement des bulletins de paie, des déclarations liées au paiement des cotisations dues sur les salaires, gestion des congés et des formations ;
• – gérer les départs : suivi des procédures à respecter en cas de démission ou de licenciement.

L’activité administrative est fondamentale, sans elle, toutes les autres activités de l’entreprise sont impossibles à réaliser. En effet, si l’information arrête de circuler, la gestion, et même le fonctionnement entier de l’entreprise, sont freinés.

3.2 Le traitement des opérations administratives – Les procédures et leur représentation

Les opérations administratives traitées par l’entreprise s’appuient généralement sur des procédures.

Une procédure est un ensemble de tâches à exécuter et à enchaîner pour accomplir une mission.

Le tableau de circulation et l’organigramme de traitement sont deux documents dans lesquels apparaît la procédure mise en place par le service.

3.2.1 Le tableau de circulation d’un document

Le tableau de circulation est établi à partir d’une description précise de la circulation d’un document, et fait apparaître les personnes ou les services concernés par le document.

3.2.2 L’organigramme de traitement

Établi à l’aide de symboles normalisés, il représente toutes les phases du traitement.

Exemple :

Lexique

• Activité administrative : activité transversale (tous les services effectuent des tâches administratives) dont les objectifs principaux sont la gestion de l’information et la coordination du travail des acteurs de l’organisation (du personnel).
• Administration : ensemble des services chargés d’assurer le fonctionnement d’un État, d’une collectivité territoriale ou d’un service public.
• Annuaire interne : outil de communication qui permet de retrouver les coordonnées d’un salarié (numéro de téléphone ou numéro de poste).
• Association : groupement volontaire de plusieurs personnes s’unissant pour un projet commun avec un but non lucratif.
• Organigramme : schéma qui représente la structure de l’entreprise, c’est-à-dire la répartition des tâches entre les différents services, les relations qui existent entre eux et le niveau hiérarchique de chacun.
• Organisation : ensemble d’individus regroupés au sein d’une structure organisée, qui met en œuvre des moyens matériels et financiers, pour produire ou vendre des biens et/ou des services et satisfaire ainsi les besoins des consommateurs.
• Partenaires : entreprises et organismes avec lesquels l’organisation est en relation et qui lui permettent d’exercer son activité.
• Service : groupe de travail spécialisé qui accomplit une tâche particulière exigeant des compétences spécifiques.
• Structure : ensemble des services d’une entreprise (d’une administration, d’une association), leur organisation et les relations qui existent entre eux.