Les absences des salariés

1. Qu’est-ce qu’une absence ?

Une absence est une situation pendant laquelle un salarié n’est pas sur son lieu de travail. Certaines absences permettent de bénéficier d’un maintien de salaire ou d’une compensation financière (jour férié, congés payés…). D’autres procurent des retenues sur salaire qui peuvent être compensées ou non (maladie, absence pour convenances personnelles…).

2. Les jours fériés

Un jour férié est un jour d’absence autorisé du fait de la célébration d’une fête civile, religieuse ou de la commémoration d’un événement national.

En France, il existe 11 jours fériés :

• 1^er janvier (jour de l’an)	• 14 Juillet (commémoration du 14 juillet 1789 : prise de la Bastille)
• Lundi de Pâques
• 1^er Mai (fête du travail)	• 15 août (Assomption)
• 8 Mai (commémoration du 8 mai 1945 : victoire de la Seconde Guerre mondiale)	• 1^er novembre (Toussaint)
	• 11 Novembre (commémoration du 11 novembre 1918 : victoire de la Première Guerre mondiale)
• Jeudi de l’Ascension
• Lundi de Pentecôte	• 25 décembre (Noël).

Tous les jours fériés ne sont pas obligatoirement chômés, c’est-à-dire non travaillés et rémunérés, car l’activité de l’entreprise peut l’en empêcher. Seul le 1^er Mai est chômé. Cependant, certains secteurs d’activité (comme les services hospitaliers) ne peuvent interrompre leur travail, même ce jour-là ; dans ce cas, ce jour travaillé est payé double.

Une journée de solidarité existe, sous la forme d’une journée de travail supplémentaire non rémunérée. Ce peut être :

– un jour férié travaillé au lieu d’être chômé ;
– un jour de repos habituel travaillé ;
– 7 heures de travail supplémentaires réparties sur l’année selon des accords d’entreprises.

3. La maladie et l’accident de travail

Un salarié peut être absent à cause d’une maladie ou d’un accident, d’une maladie professionnelle (liée au travail) ou d’un accident de travail survenu par le fait ou à l’occasion du travail ou sur le trajet du domicile au lieu de travail.

Les maladies ou accidents, constatés par certificat médical, ouvrent droit aux IJSS (indemnités journalières de Sécurité sociale), versées par la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) pour tout salarié. Quatre jours de carence sont à prévoir pour la maladie, aucun pour l’accident de travail, le jour de l’accident étant pris en charge par l’employeur. L’absence pour maladie ou accident n’ouvre pas droit à congés payés, à l’inverse de l’absence pour accident de travail ou maladie professionnelle.

► Le principe de la subrogation pour maintien de salaire

Lorsque les IJSS ne couvrent pas totalement la perte de salaire, l’employeur peut verser des indemnités complémentaires pour que le salaire soit maintenu intégralement. Plutôt que de verser la différence, le mécanisme de la subrogation peut être mis en place.

La subrogation permet à l’employeur de se substituer à la Sécurité sociale en maintenant le salaire au salarié absent et, en contrepartie, il percevra directement les IJSS dues au salarié par la Sécurité sociale.

4. Les différents congés

Un congé est une situation pendant laquelle un salarié est dispensé de travailler, sous conditions, dans l’entreprise. Outre les congés payés, d’autres congés pour raisons familiales ou personnelles existent.

4.1 Les congés pour événements familiaux

Certains événements liés à la famille permettent au salarié de bénéficier d’une autorisation d’absence temporaire sur justification mais sans retenue sur salaire. Les plus communs sont :

– le congé maternité : 16 semaines (6 semaines de congé prénatal et 10 semaines de congé post-natal) ;
– le congé pour mariage : 4 jours ;
– le congé pour naissance ou adoption : 3 jours ;
– le congé pour décès du conjoint ou d’un enfant : 2 jours ;
– le congé pour mariage d’un enfant : 1 jour ;
– le congé pour décès d’un parent proche (mère, père, sœur, frère, belle-mère, beau-père) : 1 jour.

Ces congés sont rémunérés par l’employeur.

Le congé pour naissance peut être abondé, depuis 2002, d’un congé de paternité de 11 jours calendaires consécutifs, cette absence étant financée par des IJSS (indemnités journalières de Sécurité sociale).

4.2 Les congés pour convenances personnelles

Plus rares car non rémunérés, on distingue :

– le congé sabbatique, qui permet au salarié (sous condition d’ancienneté) de s’absenter entre 6 et 11 mois de l’entreprise pour faire ce qu’il désire (même travailler pour un autre employeur) tout en ayant l’assurance de retrouver son emploi à son retour ;
– le congé sans solde, qui offre également la possibilité de s’absenter mais sur des périodes différentes et avec l’accord de l’employeur.

4.3 Les congés payés

Tous les salariés, quels que soient leur emploi, leur catégorie, leur type de contrat, leur temps de travail, ont droit à des congés payés. Ces congés s’élèvent à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif réalisé.

4.3.1 La période de référence

La période de référence pour les congés payés n’est pas l’année civile ou calendaire. Elle court du 1^er juin N-1 au 31 mai N. Cette période peut être différente selon les conventions ou accords collectifs. Par exemple, la convention collective des métiers du bâtiment la fixe du 1^er avril au 31 mars.

Chaque mois travaillé pendant cette période de référence ouvre doit à 2,5 jours ouvrables de congés payés, ce qui fait un total de 30 jours ouvrables par année travaillée, soit 5 semaines de 6 jours ouvrables.

Les congés gagnés sur une période de référence devront être pris sur la période de référence suivante décalée en amont d’un mois, c’est-à-dire la période qui court du 1^er mai N au 30 avril N+1.

Exemple 1 : un salarié a été embauché le 1^er juin N-1. Combien de jours a-t-il acquis durant la période de référence courant du 1^er juin N-1 au 31 mai N ? Quand devra-t-il les poser ?	Exemple 2 : un salarié a été embauché le 1^er décembre N-1. Combien de jours a-t-il acquis durant la période de référence courant du 1^er juin N-1 au 31 mai N ? Quand devra-t-il les poser ? Quand bénéficiera-t-il de 30 jours à poser ?
Bilan 1 : ce salarié a acquis 30 jours (12 mois travaillés × 2,5 jours ouvrables) qu’il devra poser du 1^er mai N au 30 avril N+1.	Bilan 2 : ce salarié a acquis 15 jours (6 mois travaillés × 2,5 jours ouvrables) qu’il devra poser du 1^er mai N au 30 avril N+1. Entre le 1^er juin N et le 31 mai N+1, il gagnera 30 jours de congés qu’il devra poser du 1^er mai N+1 au 30 avril N+2.

4.3.2 La prise des congés

Les 30 jours doivent être obligatoirement épuisés avant le 30 avril de la période de référence suivant celle durant laquelle les congés ont été gagnés.

Lors de la période qui court du 1^er mai au 31 octobre :

• le salarié peut poser un congé principal qui ne peut excéder 24 jours consécutifs, soit 4 semaines ;
• le salarié doit poser au moins 12 jours, soit 2 semaines, c’est le fractionnement du congé principal.

Ainsi, un salarié ne peut pas prendre 5 semaines de congés consécutives, ni 5 fois une semaine. Le reste des congés pourra être fractionné et pris n’importe quand sur la période de référence.

Si le salarié a fractionné son congé principal, qu’il n’a pas pris le reste sur la période allant du 1^er mai au 31 octobre, il pourra bénéficier de jours de congés supplémentaires :

– 2 jours ouvrables supplémentaires s’il lui reste 6 jours ou plus à poser après le 31 octobre ;
– 1 jour ouvrable supplémentaire s’il lui reste 3, 4 ou 5 jours à poser après le 31 octobre.

Exemple 1 : un salarié a posé 24 jours en août, puis 4 jours en septembre. Au 31 octobre, combien lui reste-t-il de jours de congés à poser ? Jusqu’à quelle date ?	Exemple 2 : un salarié a posé 12 jours en juillet, puis 6 jours en août. Il posera 6 jours pour les fêtes de fin d’année et 6 jours en février. Au 31 octobre, combien lui reste-t-il de jours de congés à poser ? Au 28 février, combien lui restera-t-il de jours de congés à poser ? Jusqu’à quelle date ?
Bilan 1 : ce salarié a pris 28 jours (24 + 4) dans la période du 1^er mai au 31 octobre. Il lui reste 2 jours à prendre avant le 30 avril de l’année suivante.	Bilan 2 : ce salarié a pris 18 jours (12 + 6) dans la période du 1^er mai au 31 octobre, il lui reste 14 jours à prendre avant le 30 avril de l’année suivante (12 jours de ses 30 jours de congés + 2 jours de congés supplémentaires grâce au fractionnement). Au 28 février, il lui restera les 2 jours supplémentaires à prendre avant le 30 avril de l’année suivante.

4.3.3 La retenue pour absence et l’indemnité compensatoire

Les congés payés ont une incidence double sur la fiche de paie du salarié. Celui-ci se voit :

• retenir une retenue pour absence proportionnelle au nombre d’heures ou jours ouvrés⁽¹⁾ d’absence ;
• reverser une indemnité compensatoire proportionnelle au nombre de jours ouvrables⁽²⁾ d’absence. Cette indemnité est une fraction de l’indemnité annuelle à laquelle il a droit, indemnité annuelle égale à 1/10^e des rémunérations totales perçues lors de la période de référence précédente.

Cette indemnité compensatoire ne peut être en aucun cas inférieure à la retenue pour absence : on parle de maintien du salaire.

¹ Jours ouvrés : tous les jours de la semaine travaillés dans l’entreprise (exemple : du lundi au vendredi).

² Jours ouvrables : tous les jours de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire obligatoire (exemple : du lundi au samedi).

4.3.4 Le suivi des congés

Les congés des salariés doivent être suivis de plusieurs manières.

• Il est tout d’abord nécessaire de tenir à jour un planning de jours de congés, qui permet de voir, de manière synoptique, quels salariés sont en congés et à quelles périodes de l’année, et ainsi de connaître en temps réel le nombre de salariés présents dans l’entreprise.

• Cet outil, très important, doit être visible de tous. L’entreprise préférera un planning sous forme de tableau, qu’elle positionnera sur un des murs du service le plus intéressé par cette information.

Il pourra être rigide ou en papier.

• Ensuite, il est nécessaire de suivre le nombre de jours de congés acquis par les salariés, le nombre de jours qu’ils ont pris et le nombre de jours qu’il leur reste à prendre. Cette information peut figurer sur le bulletin de paie de manière synthétisée.

Ce document, très important, est généralement établi informatiquement par le biais d’un tableur. Les périodes de référence de « gain des congés » et de « prise des congés » n’étant pas les mêmes, il est opportun de mentionner ces deux périodes sur le bulletin de paie.