Toute entreprise a l’obligation de tenir à jour sa caisse. Cette opération peut être simple si l’entreprise n’a pas vocation à utiliser ce mode de règlement et d’encaissement, mais elle peut aussi être fondamentale dès lors que l’activité de l’entreprise l’impose (commerces de détail, notamment).
Le livre de caisse est un document obligatoire qui récapitule tous les mouvements de recettes et de dépenses en espèces de l’entreprise.
Ces reports de mouvements proviennent des pièces de caisse établies après chaque dépense effectuée en espèces et chaque recette encaissée en espèces. Cependant, en ce qui concerne les recettes, celles-ci peuvent être regroupées par périodes si leur quantité le justifie.
Un livre de caisse doit consigner, pour chaque mouvement, les informations suivantes :
En fin de journée ou de mois, mais au moins une fois par an à l’inventaire, il faut totaliser l’ensemble des opérations de recettes et de dépenses et déterminer le solde comptable. Il sera comparé au solde réellement présent.
Les commerces qui vendent des marchandises au détail ou des services ne sont pas tenus de délivrer des factures à chacune de leurs opérations de vente. Un ticket de caisse est tout de même obligatoire.
La caisse enregistreuse est une machine qui permet de délivrer des tickets de caisse aux clients, de conserver une trace des recettes et de disposer d’un détail des recettes en éditant un relevé de caisse appelé « ticket Z ».
La tenue d’une caisse enregistreuse ne se limite donc pas aux espèces, puisque le tiroir-caisse contiendra, outre des espèces, des chèques encaissés et des tickets de carte bancaire édités.
Notion de fonds de caisse : généralement, les commerçants laissent en caisse, en fin de journée, un fonds de caisse qui permet de débuter la journée suivante en pouvant rendre la monnaie et ainsi faire face aux premiers encaissements dont les paiements sont supérieurs aux montants dus. Ce fonds de caisse doit comporter principalement des pièces et des billets de faibles montants.