De la réception de la commande à la livraison

1. La commande

La commande est établie par l’acheteur et transmise au vendeur (cf. fiche ressource n° 13).

1.1 La réception de la commande

L’entreprise reçoit régulièrement des commandes de clients sous la forme de bons de commande ou de bulletins de commande.

1.2 Le traitement de la commande

Les commandes reçues sont transférées au magasin qui :

• – vérifie le bon de commande afin de déceler d’éventuelles erreurs de désignation (article inexistant…), de quantités (conditionnement inadéquat…) ;
• – vérifie si l’état du stock permet de satisfaire la demande du client ;
• – prépare le ou les colis à livrer au client.

Important : recevoir une commande, quelle que soit sa forme, est l’occasion pour le fournisseur de vérifier que les informations sur le client sont à jour dans sa base de données.

2. La livraison

La livraison est l’étape qui permet de transférer les produits des magasins du vendeur à l’entreprise cliente. Elle peut être réalisée :

• – par voie postale ;
• – par les propres moyens du vendeur, qui dispose alors de véhicules pour le transport ;
• – par un transporteur qui sert d’intermédiaire entre le vendeur et l’acheteur.

Dans ce dernier cas, on distinguera les transports : routier, ferroviaire, maritime et aérien.

2.1 Le traitement de la livraison

• Étape 1 : vérifier la conformité de la commande reçue.
• Étape 2 : vérifier l’état des stocks.
• Étape 3 : compléter le planning des livraisons.
• Étape 4 : à la date de livraison, préparer le bon de livraison, le bon de réception et les colis.
• Étape 5 : expédier le colis, avec un bon de livraison et un bon de réception.

2.2 L’établissement du bon de livraison/bon de réception

Lorsque le fournisseur livre la marchandise, il établit un bon de livraison (cf. fiche ressource n° 14), en triple exemplaire.
Le bon de livraison récapitule les informations utiles : date de livraison, nom du client, adresse de livraison et détail des marchandises livrées (références, désignations, quantités).

Le fournisseur envoie deux exemplaires au client avec le ou les colis et classe le troisième dans le dossier du client.

2.3 La livraison par un transporteur

Le fournisseur peut faire appel à un transporteur pour livrer ses marchandises. Ce prestataire de services facture alors des frais de port et établit un document nommé « lettre de voiture » (cf. fiche ressource n° 15).

Cette lettre de voiture est un contrat entre le transporteur et le fournisseur, dont un exemplaire accompagnera la marchandise et sera présenté au client.