Le contrôle de la facture

1. La réception de la facture

La facture doit être fournie par le fournisseur au client, c’est sa transmission qui déclenche le paiement. Très souvent, le fournisseur la joint à la livraison, mais il arrive aussi que la facture soit transmise ultérieurement.

Cependant, il n’y a pas de délai minimum d’établissement, si ce n’est le délai de conservation de 10 ans qui oblige ainsi le vendeur à facturer les produits avant cette échéance.

2. Le contrôle de la facture

Lorsque la facture est reçue, le client doit en vérifier le contenu. Une fois que celui-ci sera contrôlé et validé, la facture est enregistrée en tant qu’achat dans la comptabilité du client.

2.1 Le contrôle des mentions obligatoires

• Contrôle 1 : une rapide vérification des mentions obligatoires doit être faite afin de déterminer la conformité du document, et donc de pouvoir l’enregistrer dans la comptabilité.

2.2 Le contrôle des produits, quantités et prix facturés

Le client doit se munir du bon de commande, du bon de réception et du tarif en vigueur le jour de la commande.

• Contrôle 2 : à l’aide du bon de commande, le client vérifie si les produits facturés sont identiques à ceux commandés.
• Contrôle 3 : à l’aide du bon de réception, le client vérifie si les quantités des produits facturés sont identiques à celles livrées.
• Contrôle 4 : à l’aide du tarif, le client vérifie si les prix des produits facturés sont identiques à ceux en vigueur le jour de la commande.

2.3 Le contrôle des conditions de vente

Le client doit se munir de la fiche fournisseur et du bon de commande.

• Contrôle 5 : à l’aide de la fiche fournisseur, et éventuellement du bon de commande, le client contrôle si les conditions de vente ont été respectées :

• – réductions prévues accordées et aux bons taux ;
• – frais accessoires prévus facturés et aux bons montants ;
• – délai de règlement prévu respecté ;
• – conditions de règlement prévues respectées.

2.4 Le contrôle des calculs

Lorsque les factures reçues par le client ont été établies à l’aide de l’outil informatique, il n’y a, en principe, pas d’erreurs de calcul. En revanche, lorsqu’elles sont manuscrites, il est nécessaire de calculer tous les éléments chiffrés des factures.

2.5 Le résultat du contrôle

Deux possibilités se présentent :

• – la facture est conforme : la mention « BON À PAYER » est portée sur la facture, qui pourra alors être enregistrée dans la comptabilité et payée à la date d’échéance ;
• – la facture n’est pas conforme : le client contacte le fournisseur pour lui signaler la ou les anomalies constatées. Une nouvelle facture ou une facture d’avoir sera établie par le vendeur.