La passation de la commande
1. La commande
La commande est un accord de vente entre le client et le fournisseur. Elle est élaborée par le client et, dès qu’elle est établie et acceptée par le fournisseur, elle devient un contrat qui fait naître des obligations.
Obligations du fournisseur ou vendeur |
Obligations du client ou acheteur |
- – Livrer les produits à la date et au lieu convenus.
- – Garantir la qualité des produits après la livraison.
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- – Prendre livraison des produits.
- – Payer le prix convenu à la date convenue.
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La commande est établie par l’acheteur :
- – soit sur un document provenant d’elle-même : le bon de commande ;
- – soit sur un document provenant du fournisseur : le bulletin de commande. Celui-ci reprend parfois toute la liste des articles proposés par l’entreprise.
Remarque : le terme « bon de commande » est souvent indiqué dans les catalogues, mais ceci est un abus de langage.
Ces deux documents sont établis au moins en deux exemplaires.
Il n’existe pas expressément de mentions obligatoires sur les documents de commande. Cependant, on y retrouve souvent :
- – les coordonnées du vendeur et celles de l’acheteur ;
- – les désignations et quantités des produits commandés et, éventuellement, leurs prix unitaires ;
- – des précisions sur les conditions de vente.
Pour passer une commande, l’entreprise peut utiliser le courrier, la télécopie, le courriel, le site du fournisseur pour les commandes en ligne ou se déplacer dans le magasin du fournisseur.
2. La planification et le suivi de la commande
Une fois la commande passée, il est nécessaire de la planifier puis de la suivre. Pour ce faire, l’entreprise utilise un planning des commandes. Celui-ci peut revêtir la forme d’un document papier ou, plus fréquemment, d’un tableau mural.
Ce planning met en évidence :
- – l’identification de la commande (numéro de commande, nom du fournisseur…) ;
- – la date de passation de la commande ;
- – le délai de livraison prévu ou la date de livraison prévue.
À la date de livraison prévue, l’entreprise doit réceptionner la commande : c’est la livraison.