De la demande d’achat au choix du fournisseur

1. La demande d’achat

L’entreprise achète à ses fournisseurs les matières premières et/ou fournitures et/ou marchandises et/ou services nécessaires à son activité. Certains achats ont un caractère récurrent, ils concernent les articles suivis (articles régulièrement achetés) ; d’autres achats concernent des articles nouveaux ou non suivis.

Cette activité commerciale d’achat est dévolue au service Achats ou Approvisionnements dans les entreprises de taille importante. Si un tel service n’existe pas, cette fonction est assurée par un salarié du domaine commercial ou administratif.

1.1 Définition

Ce document peut être sous forme papier ou sous forme électronique, par l’intermédiaire du réseau intranet de l’entreprise.

1.2 Présentation

Une demande d’achat doit comporter des informations indispensables :

• – un numéro et une date de demande ;
• – l’identification du demandeur et son visa ;
• – les informations sur les produits à commander ;
• – une date de livraison souhaitée ;
• – la réponse à la demande avec le visa du responsable Achats.

Une fois la demande d’achat acceptée par le responsable Achats, deux options sont possibles.

• Option 1 – Le fournisseur est défini : pour une certaine catégorie d’achats comme les achats suivis, l’entreprise n’a pas besoin de rechercher un fournisseur car elle est déjà en relation commerciale avec un ou plusieurs fournisseurs. Dans ce cas, elle peut passer directement à l’étape de la commande.
• Option 2 – Le fournisseur n’est pas défini : pour une certaine catégorie d’achats comme les achats non suivis, l’entreprise n’a pas de fournisseur habituel, voire même occasionnel. Dans ce cas, la prochaine étape de son processus d’achat est la recherche de nouveaux fournisseurs.

Toutefois, rien n’empêche une entreprise de lancer une recherche de nouveaux fournisseurs pour un produit suivi.

2. La recherche de nouveaux fournisseurs

Pour rechercher de nouveaux fournisseurs, l’entreprise peut :

• – utiliser les PagesJaunes (annuaire papier ou site www.pagesjaunes.fr) ;
• – consulter les catalogues professionnels spécialisés ou les sites professionnels spécialisés ;
• – rencontrer des professionnels lors de manifestations tels les salons et foires, par exemple. ;

Une fois quelques fournisseurs sélectionnés, l’entreprise émet un appel d’offres.

3. L’appel d’offres

Ces éléments peuvent être :

• – le meilleur prix net (déduction faite des réductions) ;
• – la meilleure qualité de produit ou service ;
• – les meilleures conditions de règlement (comptant ou à crédit) ;
• – les meilleures conditions de livraison (coût et rapidité) ;
• – le meilleur « SAV » (service après-vente).

L’appel d’offres peut être émis par courrier, télécopie, courriel, et peut s’accompagner d’un document récapitulant la demande de l’entreprise. Généralement, il fait état d’une date limite de réponse afin de disposer de toutes les propositions en temps et en heure.

Une fois les réponses à l’appel d’offres reçues, l’entreprise peut établir une comparaison des offres et choisir un fournisseur.

4. La comparaison des offres et le choix du fournisseur

Les fournisseurs intéressés par l’appel d’offres ont communiqué leur proposition à l’entreprise. Celle-ci établit un dépouillement de ces offres dans un « tableau de comparaison des offres ». Le responsable Achats sélectionne la meilleure offre selon des critères préalablement définis.

L’ensemble des critères précédemment énoncés est rarement réalisable avec un même fournisseur. Ainsi, le fournisseur offrant le meilleur prix pourra être moins intéressant en termes de conditions de paiement, celui livrant le plus rapidement n’offrira peut-être pas la qualité de produit attendu.

C’est pourquoi l’entreprise doit hiérarchiser ces critères pour établir son choix.

Une fois le fournisseur sélectionné, l’entreprise peut passer la commande.