Le cahier des charges doit être établi à la fin de la phase d’avant-projet, si la décision de lancer le projet est prise.
Le cahier des charges est un document décrivant, de la façon la plus précise possible, ce qui est attendu du maître d’œuvre (chef de projet) par le maître d’ouvrage.
Le cahier des charges doit contenir tous les éléments permettant au maître d’œuvre de juger de la taille du projet et de sa complexité afin d’être en mesure de proposer des solutions adaptées en termes de coût, de délai, de ressources humaines et d’assurance qualité.
Un cahier des charges n’est pas nécessairement statique. Son contenu peut être modifié au cours du projet, même si, normalement, tout devrait être défini dès le début, sur la base d’un « contrat » accepté par les deux parties (maître d’ouvrage et maître d’œuvre).
Exemple de contenu de cahier des charges
(éléments principaux)
▶ Contexte
Un cahier des charges commence généralement par une section décrivant le contexte, c’est-à-dire notamment le positionnement stratégique du projet.
▶ Objectifs
Très rapidement, le cahier des charges doit permettre de comprendre le but recherché, afin de permettre au maître d’œuvre d’en saisir le sens.
▶ Périmètre
Le périmètre du projet présente les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels ainsi que les contraintes et les exigences. Il définit le nombre de personnes et les ressources qui seront impactées par sa mise en place.
▶ Prestation et résultats
Le cahier des charges liste les prestations et les résultats (livrables) attendus.
▶ Calendrier
Le calendrier souhaité par le maître d’ouvrage doit être très clairement explicité et faire apparaître la date à laquelle le projet devra impérativement être terminé.
Le cahier de charges vit tout au long du projet. Imposer une lecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne l’utilise.
La note de cadrage est un document de synthèse qui consiste à expliquer succinctement et clairement l’idée d’un projet.
Son objectif est de rendre l’idée du projet compréhensible à tous.
Une bonne note de cadrage est un document qu’une personne totalement externe au projet peut comprendre globalement et en tirer une idée générale du projet décrit.
La note de cadrage est issue de la rencontre du commanditaire (le maître d’ouvrage) et du chef de projet : la réunion de cadrage.
Elle permet au commanditaire et au chef de projet de :
La note de cadrage contient toutes les informations qui sont nécessaires au chef de projet pour prendre en main le projet.
Le descriptif du projet (ou PRODOC = project document) est un document qui détaille avec précision le projet. Il est rédigé par le chef de projet dès le lancement du projet pour toutes les personnes appelées à y travailler, ainsi que la hiérarchie et les chefs de service concernés. C’est un document de référence à usage strictement interne.
Il décrit le projet en termes de :
Le descriptif du projet sert de base à la mise en œuvre du projet, à son suivi et à son évaluation.
3.2.1 Contenu du descriptif
Document descriptif du projet
1 – Présentation du projet
1.1 – Présentation claire et concise des grandes lignes du projet
1.2 – Historique du projet
(Préciser la manière dont est née l’idée du projet, étude préliminaire réalisée)
1.3 – Analyse de la situation
(Expliquer pourquoi le besoin qui a fait naître le projet est important.)
2 – Stratégie
(Décrire de quelle manière le projet permettra de répondre au besoin énoncé ci-dessus)
3 – Contextes du projet
(Cadre dans lequel s’inscrit le projet ; son intégration dans des contextes géographique, économique, sociologique, etc.)
4 – Objectifs du projet
4.1 – Finalités du projet
4.2 – Objectifs spécifiques
5 – Actions engagées
(Réalisations, produits, activités prévus à chaque étape du projet, planification des actions, échéancier)
6 – Budget
(Apports budgétaires qui serviront à financer le projet : budget pour chaque action ou dépense entreprise, budget total)
7 – Contraintes
(Organisationnelles, matérielles, budgétaires, etc.)
8 – Les acteurs concernés par le projet
(Nom du maître d’ouvrage, nom de la personne responsable de l’exécution du projet [chef de projet], nom de tous les autres participants à l’exécution du projet)
9 – Les partenaires du projet et leur rôle
(Parrains, donateurs [indiquer le nom et le montant versé au titre du financement du projet], etc.)
10 – Calendrier de réalisation du projet (programmation)
(Date du début de l’exécution, durée d’exécution du projet, date prévisionnelle de fin de l’exécution)
3.2.2 Présentation du descriptif du projet (proposition d’un modèle)
Document descriptif du projet
1 – Présentation du projet
1.1 – Présentation claire et concise des grandes lignes du projet
1.2 – Historique du projet
1.3 – Analyse de la situation
2 – Stratégie
3 – Contextes du projet
4 – Objectifs du projet
4.1 – Finalités du projet
4.2 – Objectifs spécifiques
5 – Actions engagées – Échéancier (programmation)
6 – Budget
7 – Contraintes
8 – Les acteurs concernés par le projet
• Maître d’ouvrage :
• Responsable de l’exécution du projet (chef de projet) :
• Autres participants à l’exécution du projet :
9 – Les partenaires du projet et leur rôle
10 – Calendrier de réalisation du projet (programmation)
• Date du début de l’exécution :
• Durée d’exécution du projet :
• Date prévisionnelle de fin de l’exécution :
L’objectif du rapport d’étape est de permettre aux acteurs du projet de bien comprendre l’évolution du projet.
Dans ce document, on doit notamment retrouver les éléments permettant de contrôler l’état d’avancement des travaux ; le rapport d’étape précise comment le projet évolue par rapport à la planification prévue au regard des échéances, des coûts et des objectifs.
Le rapport d’étape décrit (à la date de sa réalisation) :
Dans le rapport d’étape, il est courant de trouver le calendrier et le budget prévisionnels pour la suite du projet ainsi que l’état financier récapitulant les dépenses engagées à la date du rapport d’étape.
La conception de l’état budgétaire vise plusieurs objectifs :
Il permet, tout au long de l’exécution du projet, de comparer les coûts effectifs avec les coûts prévus et de relever les écarts à l’attention des décideurs, d’en expliquer les causes et de proposer des mesures correctives pour éviter ainsi tout dérapage de coûts ;
Établi en fin de processus, le document de synthèse présente les différentes informations (données chiffrées, données qualitatives) permettant l’analyse et l’évaluation du projet (degré de réussite du projet et constats des écarts).
• Cahier des charges : sert à formaliser le besoin et à l’expliquer aux différents acteurs pour s’assurer que tout le monde est d’accord.
• Descriptif du projet : document qui détaille avec précision le projet.
• Document de synthèse: document permettant l’analyse et l’évaluation du projet.
• État budgétaire : document dans lequel on recense les différentes dépenses engagées lors de la préparation, l’exécution et à la fin du projet ; il permet aussi de suivre les coûts et de contrôler l’équilibre du budget (dépenses/recettes).
• Note de cadrage : document qui contient toutes les informations nécessaires au chef de projet pour prendre en main le projet.
• Rapport d’étape : écrit synthétique faisant le point sur une situation donnée à un moment donné.