• Le gestionnaire administratif de projet présente le cahier des charges à l’aide d’un logiciel texteur ; le détail de toutes les informations budgétaires relatives au projet figure en annexe dans un état budgétaire.
Un projet se définit d’abord par :
Si cette phase est concluante, alors le projet peut être lancé.
Le cahier des charges définit le cadre juridique, financier, organisationnel et temporel du projet. Il définit également les obligations en termes de résultats et de moyens.
• Le gestionnaire administratif de projet présente le cahier des charges à l’aide d’un logiciel texteur ; le détail de toutes les informations budgétaires relatives au projet figure en annexe dans un état budgétaire.
Le descriptif détaille avec précision le projet. Il est diffusé aux acteurs du projet.
• Le gestionnaire administratif présente le descriptif à partir des éléments réunis par le chef de projet à l’aide d’un logiciel texteur, et se charge de sa diffusion auprès des acteurs du projet.
➔ VOIR FICHE N° 4 – Les documents du projet
• Le gestionnaire administratif conçoit les différents outils de planification des tâches (liste des tâches, planning, réseau PERT, diagramme de Gantt). Il peut utiliser un logiciel de gestion de projet (ou le module Projet d’un PGI) pour organiser le travail et programmer les tâches.
➔ VOIR FICHE N° 3 – Les outils de la gestion de projet
C’est la phase d’exécution du projet menée par le chef de projet avec les autres participants. Son aboutissement est conditionné par la qualité de la préparation.
C’est la phase de planification des tâches et des ressources mobilisées pour la réalisation du projet.
Le projet est développé au cours de cette phase. Pour suivre le déroulement, le chef de projet utilise des outils de suivi de l’avancement du projet, comme le tableau de bord du projet ou son tableau d’avancement.
La mesure des écarts entre les prévisions et les réalisations est effectuée au fur et à mesure du déroulement des étapes du projet sur plusieurs critères : le temps, les coûts et la qualité.
Le déroulement du projet peut s’accompagner de mises au point et de réajustements.
• Le gestionnaire administratif élabore les outils de suivi d’avancement du projet (liste de contrôle « prévu/réalisé », par exemple).
• Il procède à la mise à jour de l’état budgétaire utilisé pour le suivi des coûts (il peut utiliser un logiciel tableur ou un logiciel gestionnaire de projet).
• Régulièrement, il est amené à rédiger et à présenter (à l’aide d’un texteur) des rapports d’étape.
➔ VOIR FICHE N° 3 – Les outils de la gestion de projet
➔ VOIR FICHE N° 4 – Les documents du projet
Les résultats quantitatifs et qualitatifs sont présentés dans des tableaux de bord, accompagnés des documents attestant l’exactitude des informations transmises.
Dans le bilan du projet, le chef de projet retrace les étapes du projet, analyse les actions réalisées, les rôles de chaque membre de l’équipe projet et leur évolution au cours du projet.
Il compare ce qui a été fait à ce qui était prévu. Il met en évidence les éléments positifs du projet et recherche des explications ; il liste les éléments négatifs du projet et en analyse les causes.
• Le gestionnaire administratif est chargé de la préparation et la présentation (à l’aide d’un texteur) de documents de synthèse permettant l’analyse et l’évaluation du projet.
➔ VOIR FICHE N° 4 – Les documents du projet
• Faisabilité du projet : indique si les objectifs du projet proposé peuvent être réellement atteints en tenant compte du contexte, des contraintes liées à l’environnement, des objectifs prévus et des moyens alloués.
• Planification des tâches : activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les différentes tâches du projet à réaliser.