Un projet est une activité temporaire (avec un début et une fin) réalisée dans le but de répondre à un besoin précis, dans des délais donnés et dans une enveloppe budgétaire déterminée. Il implique donc une organisation très rigoureuse des différentes actions et des procédures.
Exemples : projet de lancement d’un nouveau produit, projet de demande de certification qualité…
La gestion de projet consiste à organiser et suivre chaque action du projet afin de tenir les délais, maîtriser les coûts et atteindre la qualité souhaitée. Le responsable de la gestion de projet est donc le garant des résultats attendus du projet (livrables).
La gestion administrative de projet consiste à accompagner administrativement des projets de leur conception à leur clôture définitive et à faciliter leur réalisation sous l’autorité du responsable.
La gestion administrative intervient à différents niveaux du processus.
Certains projets sont relativement simples à piloter car ils ne remettent pas en cause l’organisation existante de l’entreprise et les membres de l’équipe travaillant à temps partiel sur le projet.
Exemple : projet de redistribution des tâches à l’intérieur d’un service administratif dans le but d’améliorer la productivité.
D’autres projets, porteurs d’un changement organisationnel profond, sont beaucoup plus complexes. Les membres de l’équipe peuvent être amenés à travailler de façon autonome sur le projet qui associe des compétences diversifiées et complémentaires.
Exemple : redistribution des activités entre différents services.
Les acteurs du projet sont les éléments clé de sa réussite.
Le pilotage du projet est réalisé par une équipe avec un responsable.
Chacun doit connaître son rôle dans le projet et ses objectifs compte tenu des contraintes liées à l’organisation (absences, temps consacré au projet dans la journée).
C’est un responsable de l’entreprise (chef d’entreprise, directeur général, directeur administratif, contrôleur de gestion…) ou un comité constitué de plusieurs responsables qui engage le projet et désigne un chef de projet pour le conduire.
4.2.1 Ses attributions
Le rôle du chef de projet est de constituer le groupe de personnes impliquées dans la réalisation du projet, de coordonner le travail des différentes équipes, de définir et d’organiser les étapes de la réalisation du projet, de veiller au respect des méthodes définies.
Il est le garant de la réalisation de chacune des étapes dans le respect du calendrier défini.
4.2.2 Ses qualités professionnelles
Le maître d’œuvre doit avoir la maîtrise du travail en groupe (il doit savoir animer des réunions efficaces).
Il doit pouvoir visualiser le projet d’une manière globale dans l’espace et dans le temps. Il possède des qualités comportementales : la capacité d’écoute, l’esprit d’ouverture et le sens de la communication. Mais il fait aussi preuve de compétences organisationnelles, car il mène souvent le projet en plus de son activité habituelle. Il sait négocier et déléguer.
4.3.1 La désignation des autres participants
Les autres personnes impliquées dans la réalisation du projet sont proposées par le chef de projet. Elles sont choisies en fonction de leurs compétences, de la qualité de leur adhésion au projet, de leur disponibilité par rapport à leur charge usuelle de travail, de leur esprit d’équipe.
4.3.2 Le nombre de participants
Il varie en fonction de l’ampleur du projet, mais se limite à une douzaine de personnes au maximum.
Le gestionnaire administratif de projet est généralement proposé par le chef de projet. Il est choisi en fonction de ses connaissances des pratiques administratives et de ses qualités.
Il accompagne le chef de projet dans le suivi administratif du projet. Il assure les activités administratives nécessaires au bon déroulement de la gestion du projet, dans le respect des délais et des consignes :
Son activité s’exerce tout au long du déroulement du projet.
Le gestionnaire administratif de projet doit être autonome dans l’organisation des tâches confiées et doit veiller au respect des contraintes et des délais du projet.
Il fait preuve de rigueur, de réactivité, de disponibilité. Il a une certaine aptitude au dialogue et au travail en équipe. Il maîtrise les outils bureautiques (texteur, tableur, logiciel de présentation) et Internet. Il a une bonne connaissance des techniques de communication.
Piloter le projet signifie définir les processus de manière à atteindre les objectifs.
Le projet engendre des risques et des coûts pour l’entreprise. Les différents intervenants n’ont pas toujours assez de recul et de temps pour mesurer l’impact de leurs décisions.
Le pilotage permet d’assurer le suivi et les contrôles afin d’analyser l’avancement du projet et de prendre des décisions en cas d’écart.
Il a pour objectifs principaux de pousser les participants à travailler en équipe et à diffuser leurs informations.
• Chef de projet : personne chargée de mener un projet et de contrôler son déroulement.
• Gestion administrative de projet : consiste à accompagner administrativement un projet.
• Gestion de projet (ou conduite de projet) : démarche visant à structurer, assurer et optimiser le bon déroulement d’un projet.
• Gestionnaire administratif de projet : personne chargée de la gestion administrative d’un projet.
• Livrables : résultats attendus du projet.
• Projet : ensemble d’activités organisées en phases ou étapes permettant la réalisation d’un objectif défini et précis, dans des délais fixés.