L’organisation des activités administratives

Toutes les opérations traitées par l’entreprise sont gérées par les services et donnent lieu à des applications administratives.

1. Les finalités de l’activité administrative

1.1 La gestion de l’information : mission centrale de l’activité administrative

Toutes les opérations réalisées par l’organisation (approvisionnement, production, vente, investissement, financement, etc.) sont des opérations importantes nécessitant des prises de décision.

L’activité administrative consiste à rassembler des informations, à les organiser et à les exploiter pour aboutir à une prise de décision finale.

• L’activité administrative comporte plusieurs étapes :

• Le traitement des informations aboutit à une prise de décision.

Toute personne dans l’entreprise prend des décisions.

La nature des décisions est différente suivant le niveau hiérarchique : les responsables prennent des décisions importantes, les exécutants prennent des décisions relatives à leur travail.

1.2 La gestion du personnel

L’activité administrative remplit, en plus de la gestion de l’information, une fonction incontournable : la gestion du personnel. Celle-ci a plusieurs missions :

• – recruter le personnel : définition du profil de poste à pourvoir, diffusion de l’annonce, tri des candidatures, entretiens, sélection du candidat ;
• – effectuer les tâches administratives liées au personnel : établissement des bulletins de paie, des déclarations liées au paiement des cotisations dues sur les salaires, gestion des congés et des formations ;
• – gérer les départs : suivi des procédures à respecter en cas de démission ou de licenciement.

L’activité administrative est fondamentale, sans elle, toutes les autres activités de l’entreprise sont impossibles à réaliser. En effet, si l’information arrête de circuler, la gestion et même le fonctionnement entier de l’entreprise sont freinés.

2. Le traitement des opérations administratives – Les procédures et leur représentation

Les opérations administratives traitées par l’entreprise s’appuient généralement sur des procédures.

Le tableau de circulation et l’organigramme de traitement sont deux documents dans lesquels apparaît la procédure mise en place par le service.

2.1 Le tableau de circulation d’un document

Le tableau de circulation est établi à partir d’une description précise de la circulation d’un document et fait apparaître les personnes ou les services concernés par le document.

Exemple :

2.2 L’organigramme de traitement

Exemple :

Lexique

• Activité administrative  : activité transversale (tous les services effectuent des tâches administratives) dont les objectifs principaux sont la gestion de l’information et la coordination du travail des acteurs de l’organisation (du personnel).