L’organisation effectue chaque jour de multiples opérations : achats de marchandises ou de matières premières, fabrication, ventes de biens ou prestations de services, rémunération du personnel, etc.
Ces différentes tâches sont regroupées en fonctions :
Chaque fonction est assurée par un ou plusieurs services (ensemble de moyens humains et matériels).
Remarque : les organisations n’ont pas toutes la même taille ou la même activité. L’importance des fonctions, et donc celle des services, est différente d’une organisation à l’autre.
L’ensemble des services d’une entreprise (d’une administration ou d’une association), leur organisation et les relations qui existent entre eux constituent sa structure.
Il n’existe pas de structure type ; chaque organisation possède sa propre structure qui est fonction de sa taille et de la nature de ses activités.
On peut classer les différentes structures en trois catégories :
L’organigramme présente la structure d’une organisation sous la forme d’un schéma.
• L’organigramme permet de :
• L’organigramme est utile :
Un organigramme doit être modifié à chaque changement intervenu dans le personnel. La date de mise à jour doit donc être indiquée.
Il existe plusieurs types de présentation ; les plus simples sont l’organigramme en étoile et l’organigramme en bannière (ou « en râteau »).
2.4.1 L’organigramme en étoile
L’organigramme en étoile est réservé aux très petites structures. Il est simple à construire : le directeur figure au centre, entouré de ses collaborateurs.
Exemple :
2.4.2 L’organigramme en bannière
Plus précis que l’organigramme en étoile, l’organigramme en bannière est très utilisé car il visualise bien les niveaux hiérarchiques.
• Chaque salarié y est représenté par un rectangle ou cartouche ; le nom de la personne est précédé de celui du service ou de la fonction qu’elle occupe. Plusieurs salariés à la fonction identique peuvent être représentés dans un même rectangle ; on peut alors indiquer simplement leur nombre et leur fonction.
• La hiérarchie est représentée de haut en bas (descendante). Un supérieur est relié à ses subordonnés par des traits verticaux qui représentent des liens d’autorité et de subordination. Chaque subordonné ne peut recevoir d’ordre que d’un seul supérieur.
Les personnes se situant au même niveau hiérarchique se trouvent sur la même ligne horizontale.
Exemple :
Il est de plus en plus fréquent de trouver au sein d’une organisation un annuaire interne.
L’annuaire interne permet d’effectuer la recherche d’un salarié par son nom ou en sélectionnant le service auquel il appartient.
Comme l’organigramme, l’annuaire est un outil de communication à la fois interne et externe.
• En effet, il permet notamment à un membre du personnel de pouvoir accéder rapidement à des informations concernant les autres salariés : poste occupé (définition des tâches), supérieur hiérarchique, localisation dans l’entreprise, disponibilité, informations personnelles (accès réservé au service du personnel, etc.).
Exemple :
• En consultant l’annuaire, les personnes externes à l’entreprise pourront, par exemple, identifier clairement l’interlocuteur auquel elles souhaitent s’adresser et obtenir ses coordonnées.
• Annuaire interne : outil de communication qui permet de retrouver les coordonnées d’un salarié (numéro de téléphone ou numéro de poste).
• Organigramme : schéma qui représente la structure de l’entreprise, c’est-à-dire la répartition des tâches entre les différents services, les relations qui existent entre eux et le niveau hiérarchique de chacun.
• Service : groupe de travail spécialisé qui accomplit une tâche particulière exigeant des compétences spécifiques.
• Structure : ensemble des services d’une entreprise (d’une administration, d’une association), leur organisation et les relations qui existent entre eux.