La livraison des marchandises est effectuée par le fournisseur ou est confiée par ce dernier à un transporteur. La réception et le contrôle des livraisons sont effectués par le client.
Le contrôle des livraisons est une opération importante dans la gestion des achats de l'entreprise ; elle fait partie intégrante du processus commande/livraison/facturation/règlement. C'est l'élément qui déclenche soit l'autorisation de paiement, soit des réclamations à adresser au fournisseur.
À réception des marchandises, le client ou son magasinier vérifie que les articles livrés sont en bon état (ils ne sont pas abîmés et ils ne présentent aucun défaut de fabrication).
Une vérification minutieuse, en comparant le double du bon de commande avec le bon de livraison (ou lettre de voiture), permet de déceler les anomalies :
Si la livraison est conforme, le client accepte la livraison ; il signe la liasse bon de livraison/bon de réception (ou lettre de voiture).
En cas d'anomalie, le réceptionnaire peut refuser ou accepter partiellement la marchandise. S'il refuse, il ne signe aucun document. S'il accepte une partie de la marchandise, il formule alors l'ensemble de ses réserves sur la liasse bon de livraison/bon de réception (ou lettre de voiture), la date et signe. Les réserves confirmées par lettre recommandée (dans les trois jours suivant la livraison) permettront d'engager la responsabilité du livreur.
Les livraisons sont enregistrées dans le planning de suivi des commandes.
Les informations concernant les livraisons sont retirées du planning, le plus souvent un jour après la date de livraison.
Si la date de livraison prévue est dépassée (retard de livraison), il y a lieu de réagir rapidement. Il faut relancer le fournisseur par téléphone puis confirmer par une lettre de réclamation si l'appel n'a pas donné de résultat. Les dates des différentes relances doivent apparaître clairement dans le planning.
• Bon de commande : support papier que le client complète avec son adresse, les désignations et références des articles désirés, et qu'il envoie ou faxe au fournisseur.
• Bon de livraison : document préimprimé et complété par le fournisseur ; il détaille les produits livrés et permet au client de contrôler la livraison.