PGI – La base de données, la mise à jour des partenaires

La mission fondamentale de l'ERP (PGI) consiste à coordonner les différentes activités d'une entreprise autour d'une base de données unique.
L'ERP centralise les données pour l'ensemble des applications afin :

– d'organiser et de regrouper efficacement toutes les données clés (articles, clients, fournisseurs, salariés, etc.) ;
– de permettre le partage et la circulation des informations à travers tous les services de l'entreprise ;
– d'optimiser la maintenance du système d'information avec un point central et unique de gestion des données.

1. Exemple de création d'une base de données sur OpenERP

1.1 La création de la base de données

Menu Fichier > Base de données > Nouvelle base de données

Dans la fenêtre Créer une nouvelle base de données, indiquer le nom de la nouvelle base de données, décocher les données de démonstration, préciser la langue (French/Français), saisir le mot de passe (admin) et le confirmer, puis cliquer sur Valider.
Une fenêtre s’ouvre indiquant que la nouvelle base de données a été créée. Cliquer sur Commencer la configuration.

1.2 La configuration de la base de données

Choisir une configuration simplifiée et cliquer sur Suivant.
Dans la fenêtre Configuration de la société, saisir les renseignements relatifs à la société et cliquer sur Suivant.

Dans la fenêtre Installez les applications, cocher les applications nécessaires et cliquer sur Installer.
Dans la fenêtre Configuration de l’application des ressources humaines, cliquer sur Configurer.
Dans la fenêtre Paramétrage de l’application de comptabilité, sélectionner « France – Plan Comptable Général » et cliquer sur Configurer.
Dans la fenêtre Configuration de l’application Gestion de projets, cliquer sur Configurer.
Dans la fenêtre Paramétrage de l’application de comptabilité, cliquer sur Suivant.

2. La création et la mise à jour des utilisateurs

Outre l'administrateur, les employés de l'entreprise vont utiliser le PGI. Ils doivent être déclarés comme utilisateurs.

Il faut déterminer les groupes auxquels chaque employé devra appartenir et les droits attribués à ces groupes.

Exemple :

Employés	1	2	3	4
Fonction	Dirigeant	Comptable	Commercial	Commercial
Groupe utilisateurs	Administrateur	Comptables	Commerciaux
Droit sur le module : – Comptabilité – Ventes – Achats – Gestion produits	Oui Oui Oui Oui	Oui Oui Oui Non	Non Oui Non Non	Non Oui Non Non

Menu Administration > Utilisateurs > Utilisateurs

Cliquer sur le bouton Nouveau.
Dans le formulaire, indiquer le nom de l’utilisateur, le mot de passe qui lui est attribué, l’adresse (de son espace), la signature, le groupe auquel il appartient et cliquer sur Enregistrer.

3. La mise à jour des catégories de partenaires

Menu Configuration > Carnet d’adresses > Catégories de partenaires

3.1 La création de catégories de partenaires

Cliquer sur le bouton Nouveau.
Dans le formulaire, indiquer le nom de la catégorie, le nom de la catégorie mère et cliquer sur Enregistrer.

3.2 La suppression de catégories de partenaires

Sélectionner la catégorie et cliquer sur Supprimer.

4. La mise à jour des partenaires

Menu Configuration > Carnet d'adresses > Catégories de partenaires

Double-cliquer sur la catégorie et cliquer sur le bouton + Ajouter.
Dans la fenêtre, cliquer sur le bouton Fournisseurs ou Clients, puis sur le bouton Nouveau. Saisir les renseignements concernant le fournisseur ou le client puis cliquer sur le bouton Valider.

Lexique

• Base de données d'un PGI/ERP : base contenant toutes les informations nécessaires à l'entreprise, commune aux différents modules.