Le progiciel de gestion intégrée ou PGI (en anglais, Enterprise Resource Planning ou ERP) est un logiciel qui regroupe différents modules permettant de réaliser les opérations nécessaires à la gestion d'une entreprise : achats, ventes, ressources humaines, comptabilité, etc.
L'utilisateur se connecte à la base de données commune afin de réaliser ses travaux. La base de données est mise à jour immédiatement.
Les autres utilisateurs connectés accèdent aux informations mises à jour en temps réel.
Toute la gestion de l'entreprise se traite ainsi automatiquement sans qu'il soit nécessaire de ressaisir les informations.
Exemple : l'agent administratif met à jour le numéro de téléphone d'un fournisseur et immédiatement, le service Magasin peut bénéficier de l'information s'il veut contacter ce fournisseur pour un problème de livraison (sans avoir à effectuer la mise à jour sur sa base de données).
Le serveur héberge le PGI et la base de données.
Par un système de contrôle, l'utilisateur, sur un poste « client », n'accède qu'aux modules qui le concernent.
Une sauvegarde est réalisée automatiquement de façon sécurisée, le plus souvent sur un serveur externe.
Les PGI présentent plusieurs avantages :
Cependant, ils présentent également des inconvénients :
Chaque employé de l'entreprise dispose d'un nom de login et d'un mot de passe pour pouvoir accéder au système. Il peut ainsi, à partir de la définition de son poste, accomplir les tâches qui lui sont confiées en ayant un droit d'accès à certains modules.
Les employés ayant les mêmes droits d'accès sont rassemblés dans des groupes. Ils ont une vue spécifique du système d'information.
Les droits d'accès sont prédéterminés. En cas de modification, l'employé s'adressera à la personne chargée de la maintenance du système.
L’administrateur aura (comme le dirigeant, par exemple) une vue sur l’ensemble du système.
Les employés disposent du PGI sur leur poste de travail. Lorsqu'ils souhaitent consulter ou mettre à jour les informations enregistrées dans la base de données centrale et commune, ils utilisent ce logiciel qui, lui-même, va communiquer avec le serveur.
Celui-ci réalisera les traitements demandés en gérant les échanges avec la base de données centrale.
Tous les acteurs, internes ou externes de l'entreprise, sont amenés à échanger des informations selon un processus déterminé.
Le processus est un schéma dans lequel est représenté l'enchaînement des opérations permettant l'obtention d'un résultat.
Exemple : la demande de devis
Une demande de devis d'un client est toujours reçue par la secrétaire. Elle ouvre le courriel, le lit, en classe un double dans le module GED du PGI et transmet un message au commercial pour l'informer de cette demande.
Celui-ci consulte la demande, le catalogue et le tarif sur le PGI. Il réalise le chiffrage du devis qu'il transmet à la secrétaire.
Cette dernière rédige un courriel accompagné du devis et l'expédie au client.
Exemple de représentation d'un processus
La réception par la secrétaire du devis accepté par le client déclenchera un nouveau processus : le traitement de la commande.
Viendront ensuite : la préparation de la livraison, la facturation, etc.
• Base de données : ensemble de données organisé et structuré, permettant le stockage de grandes quantités d'informations afin d'en faciliter l'exploitation.
• Login : nom permettant d'identifier un utilisateur qui se connecte sur un ordinateur ou un site Internet. Le login est associé à un mot de passe (password).
• PGI (progiciel de gestion intégré) : ensemble de logiciels intégrant les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l'entreprise (comptabilité et finances, logistique, paie et ressources humaines, etc.). Tous ces logiciels accèdent à des ressources communes, en particulier des bases de données.
• Système d'information : ensemble organisé de ressources humaines, matérielles et de données et de procédures qui permet de regrouper, classer, traiter et diffuser de l'information.