L’organisation logistique de la réunion

1. Généralités

Une réunion consiste à regrouper un ensemble de personnes à une date déterminée et dans un lieu donné, équipé (éventuellement) de matériel.

La conduite de réunions est une opération délicate : elle est longue à mettre en œuvre par rapport à la logistique et elle repose essentiellement sur les compétences de l’animateur.

Les raisons de se réunir correspondent à des besoins variés : diffuser ou collecter des informations, mener un travail collectif, résoudre un problème.

2. La typologie des réunions

• Selon les objectifs poursuivis :

La réunion d’information

Elle permet de diffuser une information relative à la vie de l’organisation. Les réunions d’information peuvent être :

– descendantes : permettent à la direction de faire passer un message.
– ascendantes (appelées aussi « interview de groupe ») : elles sont l’occasion de recueillir des informations, des opinions ou des réactions de groupe et de faire remonter cette information vers les dirigeants.

Le rôle de l’animateur y est très important.

La réunion de concertation

Appelée aussi réunion-discussion, elle favorise l’expression et les échanges d’idées entre les participants.

La réunion de résolution de problème

Elle a pour mission de trouver des solutions à un problème qui se pose dans l’organisation. Les techniques de créativité sont privilégiées dans ce type de réunion.

• Selon le rythme de leur organisation :

– les réunions institutionnelles : peu fréquentes, elles sont généralement prévues par les textes (exemples : conseil d’administration, assemblée générale) ;
– les réunions habituelles : organisées périodiquement, elles regroupent les membres d’un service de l’entreprise (exemple : bilan mensuel des ventes réalisées par les commerciaux) ;
– les réunions occasionnelles : elles sont organisées lors d’un événement ou en fonction des besoins (exemple : fête de départ d’un salarié).

3. La préparation de la réunion

La préparation est une phase déterminante pour la réussite de la réunion. Elle nécessite rigueur et minutie et se déroule en plusieurs étapes.

Pour faciliter le suivi du travail préparatoire, il est nécessaire de dresser une liste de contrôle qui récapitule chronologiquement toutes les tâches à réaliser jusqu’au jour de la réunion.

Exemples :

Liste de contrôle – Préparation d’une réunion
Étapes	Tâches à réaliser	Dates limites
1	Établir l’ordre du jour	J – 1 mois
2	Déterminer la date de la réunion
3	Déterminer le lieu de la réunion
4	Déterminer l’organisation de la salle et le matériel
5	Réserver les locaux et le matériel
6	Convoquer les participants
7	Établir la liste définitive des participants
8	Confirmer la réservation de la salle et du matériel	J – 15 jours
9	Inviter les participants extérieurs à l’entreprise (éventuellement)	J – 15 jours
10	Préparer les dossiers des participants et les documents d’accueil	J – 2 jours
11	Accueillir les participants et faire signer la liste d’émargement	Jour J (jour de la réunion)
12	Distribuer les documents	Jour J (jour de la réunion)

4. La logistique de réunion

4.1 Les flux d’informations

• L’ordre du jour : fil conducteur de la réunion, il présente de manière précise et logique les différents points qui seront abordés. Il permet d’informer les participants et donc de provoquer leur réflexion avant même la réunion.

• La date et l’heure de la réunion : elles doivent être prévues au minimum 15 jours à l’avance (sauf en cas d’urgence) afin de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents.

• Le lieu : une réunion peut se dérouler soit au sein de l’entreprise soit à l’extérieur. Il faudra donc s’interroger sur le lieu le plus approprié pour se réunir, ainsi que sur le type de salle en fonction du nombre de participants. Il faudra s’assurer aussi de la disponibilité de la ou des salles et réserver.

• Les participants : le nombre et la qualité des participants dépendent du type de réunion et de son objectif.

4.2 Les flux physiques

4.2.1 La convocation des salariés

– Qui l’écrit ? La personne qui a la responsabilité de convoquer un groupe de personnes à la réunion.
– À qui ? Aux participants à la réunion.
– Pourquoi ? Pour informer le groupe du déroulement de la réunion.

Les convocations sont adressées par courriel, fax, courrier ou note interne aux participants. Elle comporte impérativement : l’ordre du jour, le lieu, la date et l’heure de la réunion.

Quelquefois, la convocation peut être accompagnée des documents de travail.

Pour des raisons de rapidité et de coût, la diffusion de la convocation peut se faire par le biais de la messagerie interne (en intranet) et exclusivement réservée aux employés de l’entreprise.

4.2.2 Les documents préparatoires

Il s’agit de documents de travail ou des documents support utilisés lors de la réunion. Il sera nécessaire de se procurer les originaux et de prévoir un nombre de copies suffisant.

4.2.3 Les documents d’accueil

• Afin que les participants puissent être identifiés, il convient de préparer des badges où figurent le nom, le prénom, le service de la personne (pour le salarié), la fonction de la personne (pour l’invité).

• Afin de vérifier la présence des participants, l’entreprise doit établir une feuille sur laquelle chacun signera en début de matinée et en début d’après-midi : la liste d’émargement.

Ce document reprend précisément les éléments suivants :

– l’en-tête de l’entreprise ;
– l’intitulé de la réunion ;
– les heures et le lieu de réunion ;
– un tableau où figurent le nom et le prénom de chaque participant (dans l’ordre alphabétique), le service auquel appartient le salarié, l’emplacement pour la signature.

Remarque : pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, la feuille d’émargement permet aux services financiers de valider les frais de déplacement.

4.2.4 Le cadre de travail et les équipements nécessaires

L’organisateur doit veiller aux conditions d’efficacité de la réunion : il doit prévoir le cadre de travail, principalement l’organisation de la ou des salles et les équipements nécessaires.

• Le cadre de travail

L’environnement dans lequel la réunion se déroule est très important car il facilite le travail de groupe. La salle devra être choisie en fonction des contraintes suivantes :

Remarque : l’accès à un espace détente avec café et boissons fraîches est souhaitable pour les moments de pause pour des réunions d’une durée supérieure à deux heures.

• Les équipements

Pour répondre à tous les besoins, une salle doit comporter :

– un ou deux tableaux de papier et un tableau blanc avec des feutres effaçables ;
– un rétroprojecteur permettant de projeter des transparents ;
– une unité vidéo (lecteur de DVD et moniteur) ;
– un vidéoprojecteur connecté à un ordinateur, pour la projection de diaporamas, par exemple.

Le bon état de fonctionnement des équipements doit être vérifié avant la réunion.

Lexique

• Conduite de réunion : ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser une réunion, de la mener dans de bonnes conditions et de la faire suivre d’effets.

• Liste de contrôle (ou check-list) : liste des tâches à réaliser dans un ordre chronologique. Elle a pour objectif de faciliter le suivi d’un travail préparatoire.

• Ordre du jour : liste ordonnée des sujets à traiter lors d’une réunion.