Les entreprises dont l’activité s’exerce sur une zone géographique étendue ont recours à des systèmes de gestion d’espaces numériques de travail :
Afin de permettre aux responsables de créer un lieu de partage de l’information, l’entreprise met en place des groupes travaillant sur des plateformes de travail collaboratif.
Un groupe de travail rassemble des membres du réseau social ayant une raison de travailler ensemble, d’échanger et de partager.
Ces groupes peuvent être créés par exemple :
À tout moment, l’administrateur du groupe peut ajouter ou supprimer des participants.
Les droits de l’utilisateur dépendent de son profil au sein du groupe ou du projet.
Une plateforme de travail collaboratif, appelée aussi environnement numérique de travail ou bureau virtuel, est un espace de travail virtuel qui centralise tous les outils permettant de faciliter et d’optimiser la communication entre les individus dans le cadre du travail ou d’une tâche non liée au travail.
C’est un point d’entrée pour accéder au système d’information de l’entreprise.
Pour faire vivre les groupes de travail, de nombreuses fonctionnalités sont mises à disposition. Chaque administrateur de groupe activera celles qui correspondent le mieux aux objectifs du groupe : application de discussion, Wiki, blog, classeurs de documents, calendrier, etc.
1.3.1 Le partage de documents et d’applications
La plateforme est le lieu permettant :
1.3.2 La messagerie instantanée
L’espace de travail collaboratif offre aussi la possibilité d’une collaboration par messages instantanés pour des conversations textuelles.
1.3.3 La création d’événements : conférence téléphonique, visioconférence, réunion virtuelle
La plateforme de travail collaboratif permet de créer des événements (réunion, présentation...) comme :
L’accès est sécurisé. Un mot de passe est automatiquement attribué afin de se connecter en toute sécurité à la réunion. Seules les personnes autorisées et invitées ont accès à la réunion.
La liaison est aussi sécurisée pour la communication. Toutes les informations échangées sont cryptées (pour protéger les informations à caractère sensible).
Une autorisation est requise pour le partage et la prise de contrôle du bureau. Seule la personne désirant partager son bureau peut l’activer ou en donner le contrôle. En aucun cas un participant ne peut voir le bureau d’un autre ou en prendre le contrôle sans l’autorisation explicite de son propriétaire.
Les logiciels sont signés numériquement, ce qui garantit leur authenticité et leur intégrité et protège des contrefaçons.
La téléréunion (ou téléconférence) est une conférence entre des interlocuteurs éloignés géographiquement et reliés par des moyens de télécommunication.
Ce type de réunions est privilégié par les entreprises pour leur faible coût et le temps qu’elles font gagner (pas de déplacement).
Il existe deux catégories de téléréunions ; celles qui permettent de s’écouter et celles qui permettent de se voir et de s’écouter.
On distingue la réunion téléphonique et l’audioconférence.
La réunion téléphonique (ou conférence téléphonique) permet de réunir des personnes éloignées géographiquement sur une même ligne téléphonique partagée.
La communication est réalisée en France ou à l’étranger à partir de n’importe quel type de téléphone. Chaque personne convoquée à la réunion se connecte à l’aide d’un numéro spécial, à l’heure programmée, et entre en communication avec les autres interlocuteurs convoqués.
2.1.2 L’audioconférence (ou conférence vocale)
L’audioconférence est une réunion utilisant une liaison téléphonique ou informatique et permettant de faire travailler ensemble, à distance, plusieurs groupes de personnes.
Les participants dialoguent en temps réel, sans contrainte, en ayant les mains libres grâce à un matériel spécifique.
L’audioconférence est une technologie qui permet de participer en direct à des réunions téléphoniques, avec plusieurs participants réunis autour d’une table. Le son et la prise de son de haute qualité rendent les réunions productives.
2.2.1 La visioconférence
La visioconférence consiste à relier par le son et l’image des collaborateurs présents dans plusieurs salles de réunions distantes géographiquement.
Cette solution permet de se rapprocher autant que possible d’une réunion de visu et convient lorsque la rencontre visuelle entre les interlocuteurs est préférable, voire nécessaire.
La visioconférence est possible grâce à un système de télécommunication comportant des caméras, des écrans de contrôle et de réception.
Les communications passent par Internet, ce qui génère une importante économie de téléphone.
Il existe trois principales catégories d’équipements de visioconférence : les studios de visioconférence (loués à des organismes équipés), les « meubles de visioconférence » (assemblage de matériels) et les kits de visioconférence personnelle sur PC (systèmes intégrés sur ordinateur).
2.2.2 La vidéoconférence et la vidéotransmission
La vidéoconférence consiste à transmettre à distance des images de qualité TV, filmées en direct, d’une manifestation vers autant de points de réception qu’on le souhaite, en France ou à l’étranger.
Dans chaque lieu de réception, les spectateurs peuvent dialoguer avec ceux du lieu d’émission, grâce à une liaison « retour son ».
Comme la vidéoconférence, la vidéotransmission d’entreprise permet de diffuser simultanément des messages à des personnes situées en divers lieux à travers le monde.
Alors que la vidéoconférence utilise souvent les lignes téléphoniques, la vidéo transmission fait appel à la technologie du satellite pour offrir une transmission intégrale et une vidéo de grande qualité.
2.2.3 La Web conférence
La Web conférence, consiste à réunir des collaborateurs autour d’une plateforme virtuelle pour une réunion de travail.
Tous les participants, devant leur ordinateur muni d’une connexion Internet, communiquent et échangent des données en temps réel à distance.
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L’entreprise gagne du temps et de l’argent puisque, dans ce cas aussi, les déplacements sont supprimés. Mais ce système ne garantit pas la confidentialité et la sécurité des échanges.
• Espace numérique de travail : procédé permettant de transférer directement d’ordinateur à ordinateur des données structurées, suivant une syntaxe et des messages préétablis via des réseaux de télécommunication.
• Groupe de travail : ensemble des personnes ayant une autorisation d’accès au partage des données.
• Messages instantanés (ou chat) : messages textuels échangés entre plusieurs ordinateurs connectés au même réseau informatique.
• Téléconférence : conférence qui réunit des personnes éloignées grâce au téléphone.
• Téléréunion : système de communication de groupes à distance permettant de faire entrer en communication plusieurs personnes ou plusieurs groupes dispersés géographiquement.
• Visioconférence (ou vidéoconférence) : consiste à relier par le son et l’image des collaborateurs présents dans plusieurs salles de réunions distantes géographiquement.