La gestion des flux de courriers sortants

1. Le courrier sortant (ou « courrier départ »)

Le volume de courrier à expédier varie en fonction du nombre de partenaires avec lesquels l’organisation est en relation.

2. La procédure d’expédition du courrier

Pour expédier le courrier, l’organisation est amenée à suivre une procédure dans laquelle on peut identifier :

• – les étapes de la préparation des envois (la collecte et l’enregistrement du courrier à expédier, la mise sous pli, l’affranchissement, le dépôt du courrier chez un prestataire) ;
• – le personnel effectuant les différentes opérations ;
• – les matériels utilisés pour faciliter le travail et gagner du temps.

La procédure d’expédition du courrier diffère d’une organisation à l’autre. Elle tient compte des critères propres à l’organisation : volume du courrier à expédier, existence d’un service courrier ou non…

3. L’enregistrement du courrier à expédier sur le registre interne

On indique sur le registre :

• – la date du jour ;
• – le numéro départ (numéro croissant). La copie du courrier conservée par le service émetteur porte le même numéro que celui du registre « courrier départ » ;
• – les coordonnées du destinataire ;
• – l’objet du courrier ;
• – le service expéditeur.

4. La préparation des envois

L’employé(e) chargé(e) de traiter le courrier sortant doit réaliser deux opérations :

• – La mise sous pli du courrier
• • Le format de l’enveloppe est lié à celui du courrier.
• • L’organisation utilise le plus souvent des enveloppes à fenêtre.
  Lorsqu’elle doit expédier plusieurs documents en un seul envoi ou transmettre un dossier, elle utilisera des enveloppes à soufflet.
• – L’affranchissement du courrier
• • Le tarif appliqué par les différents prestataires tient compte du poids de l’envoi, de sa nature (courrier simple ou recommandé), du délai d’acheminement (normal ou express) et de la destination (France ou étranger).

Pour réaliser ces tâches, les organisations disposent le plus souvent de matériels très performants : plieuses, machines de mise sous enveloppes, machines à affranchir.

5. Les prestataires de services d’acheminement des envois (courriers)

Il existe différents prestataires.

• La Poste

La Poste détient actuellement le monopole de la distribution du courrier (courrier de gestion) ; elle met à la disposition des organisations une large gamme de services :

• – envois simples ;
• – envois suivis : lettres recommandées, lettres prioritaires (qui réclament des délais d’acheminement rapides et fiables) ;
• – envois électroniques ;
• – courrier international…

• Les sociétés privées d’acheminement du courrier

Elles fournissent des services similaires à ceux proposés par La Poste.

Certaines organisations qui souhaitent externaliser l’activité courrier s’adressent aussi à ces sociétés ; elles proposent du personnel formé pour assurer dans les locaux de l’organisation, avec tous les moyens nécessaires, les tâches liées à la préparation et à l’expédition des envois.

• Les coursiers

Le coursier assure l’acheminement d’objets d’un endroit à un autre. Ce sont le plus souvent des enveloppes, des plis ou des paquets qu’il faut aller chercher dans une entreprise pour les déposer à l’adresse du destinataire.

6. Le suivi des envois

Pour suivre le courrier, les organisations peuvent se connecter sur le site Internet du prestataire (La Poste, par exemple) et accéder à des services de suivi des envois.

Lexique

• Affranchissement du courrier : paiement du port au moment de l’expédition.

• Courrier sortant (ou « courrier départ ») : courriers (lettres, courriels, télécopies, colis) envoyés par l’organisation.

• Mise sous pli : mise sous enveloppe.

• Registre « courrier départ » : support papier ou fichier informatisé dans lequel on enregistre le courrier postal et électronique que l’on expédie chaque jour.