Dans toute organisation, le traitement du courrier entrant occupe une grande part du temps réservé aux tâches administratives.
Le volume du courrier à gérer varie en fonction de la taille de l’organisation et surtout du nombre de partenaires avec lesquels elle est en relation (fournisseurs, clients, banquiers, collectivités, etc.).
Dans une petite organisation, le traitement du courrier est souvent assuré par un(e) employé(e) administratif(ve).
Les organisations, qui ont un volume de courrier important à gérer (grandes entreprises, associations ou administrations), disposent d’un service spécifique : le service courrier.
Le courrier entrant est le courrier que l’organisation reçoit de ses différents partenaires, communément appelé « courrier arrivé ».
Le courrier entrant est constitué majoritairement de :
Pour gérer le courrier entrant, l’organisation s’appuie sur une procédure dans laquelle on peut clairement identifier :
La procédure de gestion du courrier entrant diffère plus ou moins en fonction du type d’organisation.
Les étapes les plus courantes de la procédure de gestion du courrier entrant sont les suivantes :
L’organisation utilise des outils et matériels pour faciliter le traitement du courrier.
• Le courrier recommandé est remis par le facteur contre signature à la personne chargée de la réception, qui l’enregistre avant de le remettre en main propre à son destinataire (souvent un supérieur hiérarchique).
• Les colis sont reçus par l’intermédiaire de La Poste ou de transporteurs spécialisés. La personne chargée de la réception devra signer le récépissé de La Poste (ou le bon de transport) et informera le service concerné de l’arrivée d’un colis après enregistrement de celui-ci.
Dans un souci d’optimiser leur productivité et d’améliorer le service au client, les organisations de taille importante se tournent vers des solutions de gestion de documents électroniques pour traiter les courriers entrants ; le courrier est scanné puis classé dans des dossiers informatiques.
• Courrier entrant (ou « courrier arrivé ») : courriers (lettres, courriels, télécopies, colis) reçus par l’organisation.
• Registre « courrier arrivé » : support papier ou fichier informatisé dans lequel on enregistre le courrier postal et électronique que l’on réceptionne chaque jour.