Le compte-rendu de réunion

La prise de notes réalisée durant la réunion sert de base à l’élaboration d’un compte-rendu.

1. Définition

Le compte-rendu de réunion est un document professionnel qui rapporte des faits, des activités, des propos échangés lors d’une réunion ainsi que les décisions prises à cette occasion.

2. La rédaction du compte-rendu

Le rédacteur du compte-rendu doit retranscrire avec fidélité, objectivité et neutralité (sans donner d’avis personnel) les propos pris en notes lors de la réunion.

Les pronoms personnels « je » et « nous » sont à bannir. La voix passive est employée.

Le compte-rendu est un texte de genre informatif et explicatif.

3. Les caractéristiques de présentation : la structure des informations

Certains éléments doivent figurer sur le compte-rendu de réunion :

❶ l’en-tête complet de l’entreprise ;

❷ le titre du document ;

❸ la date de la réunion, l’heure de début et de fin de séance ;

❹ la date de la réalisation du compte-rendu ;

❺ l’objet de la réunion ;

❻ le nom et la fonction des personnes présentes, absentes et excusées ;

❼ le corps du texte mis en page avec titres et sous-titres ;

❽ l’indication du signataire (rédacteur du compte-rendu) : nom et fonction.

4. Le contenu du compte-rendu

Le plan le plus fréquemment utilisé est le suivant :

– l’introduction précise l’heure d’ouverture de la réunion et annonce l’ordre du jour (les différents thèmes abordés lors de la réunion) ;
– le développement expose les faits, restitue les débats dans un ordre chronologique. Les échanges entre les intervenants sont reformulés, synthétisés ;
– la conclusion présente les décisions éventuellement prises ou les votes. L’heure de fin de la réunion est précisée. S’il y a lieu, la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion sont indiqués.

5. Exemple de compte-rendu

6. La diffusion du compte-rendu

Le compte-rendu doit être diffusé à l’ensemble des participants, pour validation. Après un délai de l’ordre d’une semaine, si des propositions de modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à l’ensemble des participants.

La diffusion peut se faire sous forme écrite par envoi postal, inscription dans le journal interne ou messagerie interne (intranet).

Lexique

• Compte-rendu de réunion : résumé des échanges et discussions observés lors d’une réunion, ainsi que des décisions prises et des actions lancées à cette occasion.