Le déroulement de la réunion

Le déroulement d’une réunion peut se décomposer en quatre phases.

1. L’accueil des participants

1.1 La remise des badges

Le jour de la réunion, il faut accueillir personnellement chaque participant, et lui remettre son badge personnalisé.

1.2 La liste d’émargement

Dès son arrivée, le participant signe la liste d’émargement. Ce document permet à l’entreprise de vérifier sa présence.

2. L’ouverture de la réunion

Elle comporte plusieurs étapes :

• – le tour de table ;
• C’est un moment important surtout si les participants ne se connaissent pas. L’animateur doit faciliter les premières prises de paroles.
  Ce type de présentation est important car il permet aussi d’identifier le statut des différents participants, et de détendre l’atmosphère.
  Le tour de table peut être cependant « consommateur de temps » lorsque les participants sont nombreux.
• – la définition des rôles ;
• L’animateur définit son rôle et celui des participants.
• – la présentation des objectifs de la réunion et du plan de travail ;
• – la validation de la durée de la réunion et des étapes de la progression.

3. Les échanges

3.1 Le rôle de l’animateur

L’animateur fait régner la discipline dans le groupe.

Il structure la progression du groupe vers l’objectif, grâce à des questions (brainstorming, QQOQCP, etc.), des reformulations, des synthèses…

Il régule les tensions interpersonnelles.

3.2 Le rôle des participants

Ils acceptent les règles du jeu définies par l’animateur et participent à l’atteinte des objectifs.

4. La clôture des débats

La réunion doit se terminer sur des conclusions claires pour tous. Un accord est dégagé, certaines actions sont prévues ; il est nécessaire d’en définir les modalités d’application pour rendre toute décision opérationnelle.

Lexique

• Brainstorming : méthode ayant pour objectif la récolte d’idées nombreuses et originales.

• QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?) : outil de résolution de problème qui permet de définir et d’analyser précisément les différentes composantes d’un sujet en prenant en compte tous les éléments qui ont une influence sur celui-ci.