La prise de notes

La prise de notes permet de garder une trace écrite d’un message oral.

Prendre des notes est indispensable lorsque les informations fournies oralement doivent être réutilisées (lorsqu’elles servent de base pour la rédaction d’un compte rendu, par exemple).

1. Les situations de prise de notes

Dans l’organisation, il est courant de prendre en notes :

La prise de notes peut concerner :

En général, les notes sont simples, précises mais peu structurées.

Exemples : prise en notes de consignes d’un supérieur, de demande de renseignements, d’appels téléphoniques, de messages laissés sur un répondeur, de propos tenus lors d’un entretien.

Exemples : prise de notes lors de réunions, de conférences, d’exposés.

2. La préparation de la prise de notes

2.1 La préparation matérielle

Le support nécessaire pour la prise de notes diffère en fonction de la situation de communication.

On distingue essentiellement trois supports :

Il faut prévoir une quantité de feuilles suffisante (bloc-notes ou carnet). Seul le recto est utilisé, afin de ne pas perdre de temps en retournant la feuille. Les feuilles sont numérotées et datées.

L’utilisation de plusieurs crayons, stylos de couleur ou surligneurs permet d’attribuer un code couleur aux informations en fonction de leur nature.

L’organisation de la prise de note

Organiser une fiche de notes consiste à :

2.2 La préparation intellectuelle

Le preneur de notes doit nécessairement être concentré, disposer d’une bonne qualité d’écoute et d’attention. Il doit distinguer l’information essentielle de l’information accessoire et utiliser les silences pour compléter la prise de notes et écrire les ajouts ou corrections dans la marge.

3. Les méthodes de prise de notes

Prendre des notes consiste à écrire l’essentiel d’un message avec un maximum de rapidité. Il est possible de recourir à divers procédés.

3.1 Les méthodes de prise de notes

3.1.1 La méthode pré-cadrée (normée)

Des documents (supports pré-imprimés) sont élaborés afin de recueillir les informations (fiche téléphonique, compte-rendu d’accident, tableaux divers). Cette méthode permet de noter les informations importantes et d’éviter des oublis.

3.1.2 La méthode linéaire

La méthode linéaire consiste à noter tout ce qui se dit dans l’ordre de présentation des informations.

3.1.3 La méthode structurée

La méthode structurée consiste à ordonner les idées selon une structure numérotée (titres, sous-titres) en les présentant sous forme d’énumération afin de visualiser clairement le plan.

Lors de la prise de notes, il faut être très sensible aux articulations, repérer les mots et phrases-clés. Cette prise de notes, hiérarchisée, facilite le compte-rendu.

3.1.4 La méthode arborescente

La méthode arborescente consiste à faire apparaître les liens entre les différentes idées.

Les notes sont organisées les unes par rapport aux autres en fonction de l’enchaînement des idées. Elle permet de bien visualiser les différentes idées.

Exemple :

3.2 Les techniques de prise de notes

• Remplacer des mots par l’utilisation d’abréviations, de graphismes

La personne chargée de prendre des notes utilise très souvent des abréviations (personnelles ou usuelles) ou des graphismes pour noter les informations. Les abréviations permettent de raccourcir les mots courants lors d’une prise de notes, les graphismes permettent de remplacer les mots par des signes ou symboles.

Remarque : les terminaisons en « tion » s’abrègent par « t° » et les terminaisons en « ment » s’abrègent par « mt ».

• Supprimer tout ce qui n’est pas indispensable à la compréhension

Les articles (le, la, les, du, des…)

Les verbes dont la disparition ne gêne pas la compréhension (ex : être)

Les commentaires

• Remplacer les verbes par un nom quand cela est possible

Exemples : Réparer : réparation – Augmenter : augmentation – Créer : création

• Utiliser des noms « génériques »

Exemples : Agent, gendarme, CRS : force publique

4. L’exploitation de la prise de notes

La restitution doit être effectuée le plus tôt possible après avoir entendu le message et pris les notes.

Les notes peuvent être restituées oralement ou par écrit. Dans les deux cas, il faut rendre compte fidèlement du message émis au départ et s’exprimer de façon claire et précise, tout en restant neutre.

S’il s’agit d’une restitution par écrit, le message devra être lisible, exprimé dans un style concis.

La restitution est comparée avec les notes prises afin de vérifier que le message est parfaitement compréhensible, que rien n’a été oublié. Lorsque la restitution est écrite, on contrôle l’orthographe.

Enfin, il faut soigner la présentation écrite ou orale du message restitué.

Lexique

• Agenda : outil qui matérialise l’emploi du temps (journalier ou périodique) d’une personne ou d’un service.

• Fiche téléphonique : document sur lequel le récepteur de l’appel note l’essentiel du message transmis par un correspondant.

• Prise de notes : retranscription d’une façon claire et structurée de l’essentiel d’un message oral en vue d’une exploitation ultérieure.