La passation et la planification des commandes fournisseurs

1. La passation des commandes

L’entreprise commande des marchandises à diverses occasions : pour s’équiper, pour s’appro­visionner ou pour se réapprovisionner.

1.1 Les moyens de communication utilisés pour passer commande

L’entreprise dispose de plusieurs moyens de communication pour passer commande auprès d’un fournisseur.

Le plus souvent, l’entreprise adresse à son fournisseur un bon de commande ou un bulletin de commande.
Lorsqu’elle n’a pas créé de bon de commande ou n’a pas reçu de bulletin de commande de son fournisseur, elle peut passer commande par fax, par mél ou par téléphone (il est conseillé dans ce cas de confirmer par écrit).
Enfin, la commande peut être directement saisie sur le site Internet du fournisseur.

1.2 Le courrier relatif à la commande

L’entreprise est amenée à rédiger un courrier dans certains cas :

• – confirmation de commande passée téléphoniquement ;
• – modification d’une commande ;
• – annulation d’une commande (de préférence, lettre recommandée avec accusé de réception) ;
• – relance d’une commande.

Pour faciliter la rédaction et la saisie du courrier relatif à la commande, l’entreprise peut utiliser des lettres types (ou modèles de lettres) qu’elle doit personnaliser en insérant des informations variables.

La rédaction d’un courrier sur mesure peut se faire à partir d’un document annoté ou de consignes de rédaction laissées par un responsable de service.

2. La planification des commandes : le planning de suivi

Les commandes sont suivies à l’aide d’un planigramme (ou planning).

En abscisse est représenté le temps, en ordonnée on retrouve les différentes commandes classées dans l’ordre chronologique.

Les formes géométriques magnétiques signalent :

• – la date de passation de la commande ;
• – la date de livraison prévue et la date de livraison réelle ;
• – les dates de relances, en cas de retard de livraison.

Lexique

• Planning de suivi des commandes : outil qui met en évidence, pour chaque commande passée, son numéro, le nom du fournisseur, la date de passation, les dates de livraison prévue et réelle, les dates de relances.