PGI – La base de données

1. Les caractéristiques du PGI (progiciel de gestion intégré)

1.1 – Les fonctions du PGI

Le progiciel de gestion intégrée ou PGI (en anglais, Enterprise Resource Planning ou ERP) est un logiciel qui regroupe différents modules permettant de réaliser les opérations nécessaires à la gestion d’une entreprise : achats, ventes, ressources humaines, comptabilité, etc.

L’utilisateur se connecte à la base de données commune afin de réaliser ses travaux. La base de données est mise à jour immédiatement.

Les autres utilisateurs connectés accèdent aux informations mises à jour en temps réel.

Toute la gestion de l’entreprise se traite ainsi automatiquement sans qu’il soit nécessaire de ressaisir les informations.

Exemple : l’agent administratif met à jour le numéro de téléphone d’un fournisseur, et immédiatement, le service Magasin peut bénéficier de l’information s’il veut contacter ce fournisseur pour un problème de livraison (sans avoir à effectuer la mise à jour sur sa base de données).

1.2 L’accessibilité à l’information

Le serveur héberge le PGI et la base de données.
Par un système de contrôle, l’utilisateur, sur un poste « client » n’accède qu’aux modules qui le concernent.

Une sauvegarde est réalisée automatiquement de façon sécurisée, le plus souvent sur un serveur externe.

1.3 Les avantages et les inconvénients du PGI

Les PGI (ou ERP) présentent plusieurs avantages :

– l’intégrité et l’unicité du système d’information ;
– le partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe ;
– la réduction des coûts (pas de ressaisie des informations).

Cependant, les PGI présentent des inconvénients :

– le coût de formation de l’ensemble des utilisateurs ;
– la nécessité d’une bonne connaissance des processus de l’entreprise.

2. La gestion des utilisateurs

Chaque employé de l’entreprise dispose d’un nom de login et d’un mot de passe pour pouvoir accéder au système. Il peut ainsi, à partir de la définition de son poste, accomplir les tâches qui lui sont confiées en ayant un droit d’accès à certains modules.

Les employés ayant les mêmes droits d’accès sont rassemblés dans des groupes. Ils ont une vue spécifique du système d’information.
Les droits d’accès sont prédéterminés. En cas de modification, l’employé s’adressera à la personne chargée de la maintenance du système.

L’administrateur aura (comme le dirigeant, par exemple) une vue sur l’ensemble du système.

2.1 Le fonctionnement d’un PGI

Les employés disposent du PGI sur leur poste de travail. Lorsqu’ils souhaitent consulter ou mettre à jour les informations enregistrées dans la base de données centrale et commune, ils utilisent ce logiciel qui, lui-même, va communiquer avec le serveur.
Celui-ci réalisera les traitements demandés en gérant les échanges avec la base de données centrale.

2.2 Exemple – présentation de la fenêtre principale d’OpenERP

Dans la partie droite, on trouve différentes icônes : l’icône actions : Enregistrer un contrat ; l’icône liste : Bons de commande ; l’icône agenda : Rendez-vous.

3. La représentation d’un processus

Tous les acteurs, internes ou externes de l’entreprise, sont amenés à échanger des informations selon un processus déterminé.

Le processus est un schéma dans lequel est représenté l’enchaînement des opérations permettant l’obtention d’un résultat.

Exemple : la demande de devis
Les demandes de devis des clients sont reçues par la secrétaire. Elle ouvre le courriel, le lit, en classe un double dans le module GED du PGI, et transmet un message au commercial pour l’informer de la demande du client.
Celui-ci consulte la demande de devis du client, le catalogue et le tarif sur le PGI. Il réalise le chiffrage du devis qu’il transmet à la secrétaire.
La secrétaire rédige un courriel et l’expédie au client accompagné du devis.

Exemple de représentation d’un processus

La réception par la secrétaire du devis accepté par le client déclenchera un nouveau processus : le traitement de la commande.

Viendront ensuite : la préparation de la livraison, la facturation, etc.

4. Exemple de création d’une base de données sur OpenERP

4.1 La création de la base de données

Menu Fichier ⇒ Base de données ⇒ Nouvelle base de données

Dans la fenêtre Créer une nouvelle base de données, indiquez le nom de la nouvelle base de données, décochez les données de démonstration, précisez la langue (French/Français), saisissez le mot de passe (admin) et confirmez-le, puis validez.
Attendre la fenêtre vous indiquant que la nouvelle base de données a été créée et cliquez sur Commencer la configuration.

4.2 La configuration de la base

Choisir une configuration simplifiée et cliquez sur Suivant.

Dans la fenêtre Configuration de la société, saisissez les renseignements relatifs à la société et cliquez sur Suivant.

Dans la fenêtre Installez les applications, cochez les applications nécessaires et cliquez sur Installer.
Dans la fenêtre Configuration de l’application des ressources humaines, cliquez sur Configurer.

Dans la fenêtre Paramétrage de l’application de comptabilité, sélectionnez France – Plan Comptable Général et cliquez sur Configurer.
Dans la fenêtre Configuration de l’application Gestion de projets, cliquez sur Configurer.
Dans la fenêtre Paramétrage de l’application de comptabilité, cliquez sur Suivant.

5. La création et la mise à jour des utilisateurs

Outre l’administrateur, les employés de l’entreprise vont utiliser le PGI. Ils doivent être déclarés comme utilisateurs.

Il faut déterminer les groupes auxquels chaque employé devra appartenir, et les droits attribués à ces groupes.

Exemple :

Employés	1	2	3	4
Fonction	Dirigeant	Comptable	Commercial	Commercial
Groupe utilisateur	Administrateur	Comptables	Commerciaux
Droits sur le module : – Comptabilité – Ventes – Achats – Gestion produits	Oui Oui Oui Oui	Oui Oui Oui Non	Non Oui Non Non	Non Oui Non Non

Menu Administration ⇒ Utilisateurs ⇒ Utilisateurs

Cliquez sur le bouton Nouveau.
Dans le formulaire, indiquez le nom de l’utilisateur, le mot de passe qui lui est attribué, l’adresse (de son espace), la signature, le groupe auquel il appartient et cliquez sur Enregistrer.

6. La mise à jour des catégories de partenaires

Menu Configuration ⇒ Carnet d’adresses ⇒ Catégories de partenaires

6.1 La création de catégories de partenaires

Cliquez sur le bouton Nouveau.
Dans le formulaire, indiquez le nom de la catégorie, le nom de la catégorie mère et cliquez sur Enregistrer.

6.2 La suppression de catégories de partenaires

Sélectionnez la catégorie et cliquez sur Supprimer.

7. La mise à jour des partenaires

Menu Configuration ⇒ Carnet d’adresses ⇒ Catégories de partenaires

Double-cliquez sur la catégorie et cliquez sur le bouton + Ajouter.
Dans la fenêtre, cliquez sur le bouton Fournisseurs ou Clients, puis sur le bouton Nouveau. Saisissez les renseignements concernant le fournisseur ou le client puis cliquez sur le bouton Valider.

Lexique

Base de données : ensemble de données organisé et structuré, permettant le stockage de grandes quantités d’informations afin d’en faciliter l’exploitation.
Login : nom permettant d’identifier un utilisateur qui se connecte sur un ordinateur ou un site Internet. Le login est associé à un mot de passe (password).
PGI (progiciel de gestion intégré) : ensemble de logiciels intégrant les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l’entreprise (comptabilité et finances, logistique, paie et ressources humaines, etc.). Tous ces logiciels accèdent à des ressources communes, en particulier des bases de données.
Système d’information : ensemble organisé de ressources humaines, matérielles et de données et de procédures qui permet de regrouper, classer, traiter et diffuser de l’information.