La gestion électronique des documents (GED)

1. Définition de la gestion électronique des documents (GED)

L’efficacité d’une organisation repose sur le traitement et la consultation des informations qu’elle détient.

Si les technologies de l’information (TIC) ont facilité le traitement et la transmission des documents numériques, de nombreux documents papier circulent encore au sein de l’organisation.

La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, rechercher, stocker et diffuser des documents à partir d’applications informatiques.

Les solutions de GED ont longtemps été réservées aux grandes organisations confrontées à la gestion massive d’informations et à la nécessité de travailler en réseau.

Aujourd’hui moins coûteuses et moins complexes, ces applications deviennent accessibles aux petites et moyennes organisations, qui elles aussi sont soumises à l’accroissement du nombre de documents échangés et au développement des échanges dématérialisés.

2. Les différents niveaux de GED

2.1 La GED administrative

Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis, etc.). Ces fichiers numérisés pourront être classés et conservés sur différents supports numériques. Ils pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise.

2.2 La GED bureautique

Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir des logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire modifiables, par tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.

2.3 La GED documentaire

Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son, etc.) selon des critères définis pour et par l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritère, index, thèmes, etc.).

Plus développée dans les grandes organisations, la GED documentaire permet un accès efficace à l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires, etc.).

3. Les étapes de la GED

Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique de documents.

Étape 1 : l’acquisition numérique des documents, à l’aide d’un scanneur : on entend par « acquisition » la capture, ou numérisation de l’information qui permet de transformer une information papier en une information sous une forme électronique. Cette opération rend l’information gérable par l’ordinateur (exploitable par un système de GED).

Pour pouvoir intervenir sur le contenu des documents scannés, il existe des logiciels de reconnaissance optique de caractères ; ils permettent de créer un fichier numérique de type texte (.docx, .rtf, .txt) modifiable sur n’importe quel traitement de texte.

Étape 2 : l’indexation des documents, grâce notamment à l’attribution de mots-clés aux documents, à partir de leur contenu ; l’indexation est manuelle quand le créateur ou l’utilisateur attribue lui-même des mots-clés au fichier afin de favoriser la recherche ultérieure d’informations.

Certaines solutions de GED proposent une option d’indexation automatique en fonction de critères préalablement définis par l’entreprise (origine, date de création, ou de modification, mots-clés, etc.).

Étape 3 : le stockage des documents : le support de stockage doit être le plus possible adapté au volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès raisonnable.

L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc.) par exemple.

La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives. À cet effet, le système doit prendre en compte une sortie vers un archivage définitif dans une plate-forme d'archivage électronique dédiée à cet usage.

Étape 4 : le partage des données (la diffusion des documents) : les solutions de GED ne se limitent pas au classement et à la recherche des données. Elles permettent également de déterminer la diffusion des documents dans l’entreprise selon des procédures et des méthodes de travail prédéfinies (on parle alors de Workflow).

Représentation schématique des différentes étapes de la GED

4. Les intérêts de la GED

Les intérêts principaux sont les suivants :

5. Les moyens requis par la GED

Des moyens informatiques sont nécessaires pour que la GED soit efficace :

La GED requiert une architecture de type « client-serveur ». Le client commande et le serveur le sert avec un temps de réponse satisfaisant.

Lexique

Archivage : organisation des sauvegardes de manière à ce que les données numériques soient classées, facilement identifiées, facilement réutilisables.

Dématérialisation : transformation de supports d'informations matériels (documents papier) en fichiers informatiques.

Document numérique : objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur ; ce peut être une image, un fichier…

GED (gestion électronique des documents) : procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Il met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition, de classement, de stockage et de diffusion des documents.

GED administrative : procédé permettant de classer les documents administratifs sous forme de fichiers numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l'entreprise.

GED bureautique : procédé permettant la production et le partage de documents de travail collaboratif. Ces documents sont centralisés et consultables par tout le personnel de l'entreprise via intranet ou extranet.

Indexation : processus destiné à présenter le contenu d’un document au moyen de termes issus d’un langage documentaire ou de mots-clés libres.

Mot-clé : terme caractéristique d'un thème traité par un document.

Numérisation des documents : technique qui consiste à scanner un document papier pour qu’il puisse être enregistré sur un support informatique.

Scanneur : périphérique qui permet de convertir une image ou un document sous une forme numérique.

Serveur : ordinateur qui contient des ressources (fournisseur de données) et les met à la disposition des postes clients qui en font la demande.

Travail collaboratif : travail qui fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à atteindre un but commun.

Workflow : circuit documentaire permettant de router un ou plusieurs document(s) vers des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs pour relecture/modification/validation soit en mode simultané (envoi à tous les destinataires en même temps), soit en mode consécutif (envoi aux destinataires l’un après l’autre).