La fiche de synthèse est un document écrit, interne destiné à un supérieur hiérarchique. Son but est d’informer rapidement le destinataire sur un thème précis. Elle est élaborée à partir d’un ou plusieurs documents.
La préparation de la fiche de synthèse est un exercice spécifique ; elle nécessite rigueur et minutie et se déroule en plusieurs étapes.
La fiche de synthèse est structurée. Le corps de la fiche comporte une introduction, un développement et une conclusion.
| L’introduction | Elle introduit le thème. Elle « pose le sujet », c’est-àdire explicite le problème et annonce le plan de façon logique (seulement les grandes parties). |
| Le développement | Il présente les points importants. |
| La conclusion | Elle dresse le bilan final ; elle reprend l’idée directrice de la synthèse. |
À l’exception des titres, l’ensemble de la fiche de synthèse doit être rédigé.
Il convient d’adopter un style impersonnel : l’emploi de la première personne est à bannir. Parallèlement, il faut rester neutre (toute prise de position est à exclure) et s’en tenir strictement aux idées du dossier.
Le style doit être clair et précis. Il ne s’agit pas de paraphraser les documents mais de les interpréter. Il faut donc éliminer les exemples, les détails, les anecdotes. Des titres et soustitres correspondant aux points à traiter doivent être mis en évidence afin de faire apparaître clairement le plan.
Une présentation aérée facilite la lecture de la fiche.
Les mentions obligatoires de la fiche de synthèse sont les suivantes : l’émetteur, le nom du destinataire, la date, le titre de la fiche, les sources utilisées (énumérées après le titre), l’objet et le nom et la fonction du signataire (la signature n’est pas obligatoire).
La fiche de synthèse ne comporte ni titre de civilité, ni formule de politesse.
