Les méthodes de classement et le rangement des dossiers

1. La gestion des dossiers papier

Les informations sur support papier (ou informatique) doivent être conservées afin de servir de preuve. Il est donc indispensable de les classer.

1.1 Définition

Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié.

Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.

1.2 Généralités

Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement :

1.3 Le classement alphabétique

Le classement alphabétique s’effectue en appliquant la suite logique des lettres de l’alphabet.

1.3.1 Principe

• La liste de noms de personnes dans l’ordre alphabétique est établie en les classant sur le nom de famille (les prénoms sont inscrits entre parenthèses après le patronyme).
• La liste alphabétique de rubriques (le plus souvent les raisons sociales) est obtenue après avoir procédé à leur indexage.

Indexer une rubrique, c’est :

1. Déterminer le mot directeur de la rubrique (le nom par exemple) et le placer au début ;
2. Placer ce qui suit le mot directeur ;
3. Reporter à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur.

La norme AFNOR (Association Française de NORmalisation) NF Z44001 a établi des règles pour déterminer le mot directeur d’une rubrique.

1.3.2 Les règles d’indexage

Pour appliquer la norme, il faut se poser une succession de questions.

La rubrique contient-elle un ou des noms propres ?

• – La rubrique contient-elle un ou plusieurs noms patronymiques simples ? Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom patronymique.

Société Vanier et Bruguier sera indexée à Vanier et Bruguier : Vanier et Bruguier (Société d’expansion)

• – La rubrique contient-elle un nom patronymique composé ? Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom patronymique.

Sont considérés comme faisant partie du nom les articles Au, Aux, Des, Du, La, Les, Saint et Sainte.

Ne sont pas retenus les titres de noblesse, les particules de et d’.

Négociant Lucie Du Gorde sera indexé à Du Gorde : Du Gorde (Négociant Lucie)

Les docks de Sainte Musse sera indexé à Sainte Musse : Sainte Musse (Les docks de)

Matériaux Léonard de Vinci sera indexé à Vinci : Vinci (Matériaux Léonard de)

• – La rubrique contient-elle un prénom employé seul ? Dans ce cas, le mot directeur est le prénom

Matériaux Sébastien est indexé à Sébastien : Sébastien (Matériaux)

• – La rubrique contient-elle un nom géographique ? Dans ce cas,le mot directeur est le premier nom géographique (pays, région, département, ville…).

Enrobés de l’Essonne est indexé à Essonne : Essonne (Enrobés de l’)

• – La rubrique contient-elle un nom publicitaire ou un sigle ? Dans ce cas,
  le mot directeur est le premier nom publicitaire (sauf si l’ensemble est placé entre guillemets) ou le premier sigle.

Matériaux RVTP est indexé à RVTP : RVTP (Matériaux)

• – La rubrique contient-elle un adjectif pris substantivement ? Dans ce cas, le mot directeur est le premier adjectif pris comme nom.

La Régionale de Matériaux est indexée à Régionale : Régionale de Matériaux (La)

• – La rubrique contient-elle un mot étranger ? Dans ce cas, le mot directeur est le premier mot étranger.

Maison Azur Industry est indexé à Industry : Industry (Maison Azur)

• – La rubrique ne contient-elle que des noms communs ? Dans ce cas, le mot directeur est le premier nom commun à l’exception de société, compagnie, entreprise.

Compagnie des Distributeurs est indexé à Distributeurs : Distributeurs (Compagnie des)

• – La rubrique ne contient-elle qu’un nom commun précédé d’un adjectif numéral ? Dans ce cas, le mot directeur est l’adjectif numéral.

Les Quatre Négociants est indexé à Quatre : Quatre Négociants (Les)

Mille Matériaux est indexé à Mille : Mille Matériaux

1.4 Le classement numérique

Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l’ordre croissant des nombres, à leur arrivée.

Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l’ordre chronologique d’arrivée.

Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d’établir un répertoire alphabétique.

1.5 Le classement idéologique

Le classement idéologique consiste à ranger les documents par sujet ou par thème. On distingue les classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal.

1.5.1 Le classement géographique

Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, ­départements, villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement.

Un tableau regroupe les régions dans l’ordre alphabétique. Pour chaque région, les départements sont listés dans l’ordre numérique. À l’intérieur de chaque département, les villes sont classées dans l’ordre alphabétique. Dans chaque ville, les rubriques sont classées dans l’ordre alphabétique.

1.5.2 Le classement chronologique

Le classement chronologique est un classement numérique par date.

Le classement est effectué à partir de la date de réception d’un document reçu et à partir de la date d’émission d’un document envoyé.

Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre, de gauche à droite.

1.5.3 Le classement alphanumérique

Le classement alphanumérique est une combinaison du classement alphabétique et du classement numérique. Après le classement à la lettre, on attribue un numéro en fonction de la date d’arrivée pour effectuer le classement numérique par date.

1.5.4 Le classement décimal

Le classement décimal combine le classement par sujet et le classement numérique.

L’ensemble du fichier est réparti en classes numérotées de 0 à 9.

2. Le mobilier, les procédés et le matériel de classement

2.1 Le mobilier de classement

Le choix du mobilier doit répondre à des critères esthétiques et à des contraintes liées à l’aménagement du bureau (par exemple, des meubles bas pour les bureaux paysagers).

Il faut distinguer :

• – les documents et dossiers de travail (souvent consultés, ils seront rapidement accessibles) ;
• – les documents consultés rarement ou partagés avec d’autres utilisateurs.

Les différents types de mobiliers permettent de classer des dossiers adaptés à l’emplacement qui leur est réservé.

2.2 Les procédés de classement

Dans l’entreprise, plusieurs procédés de classement peuvent être utilisés :

2.3 Le matériel de classement

La secrétaire utilise différents matériels de classement en fonction de la nature des éléments à classer, du mobilier et de l’espace disponible. Une partie du matériel peut être disposée sur le mobilier.

3. L’organisation d’un dossier

Les dossiers sont, le plus souvent, utilisés par plusieurs personnes. L’organisation d’un dossier permet de trouver plus rapidement l’information et de repérer facilement les éléments recherchés. Tout classement erroné peut entraîner une erreur préjudiciable à l’entreprise.

Lexique

• Classement : stockage d’un document suivant une méthode qui permet de le retrouver ultérieurement.
• Dossier : désigne à la fois l’ensemble des documents se rapportant à un même sujet et le matériel qui permet de ranger et de conserver ces documents.
• Indexage d’une dénomination : manière de présenter une dénomination afin de faciliter le classement.
• Mot directeur (ou terme directeur) : mot choisi pour le classement dans une dénomination. Il détermine la place de la dénomination dans l’ordre alphabétique.
• Procédé de classement : façon dont on range un dossier. Il existe trois procédés de classement : horizontal (ou à plat), debout et vertical.