Les méthodes de classement et le rangement des dossiers

1. La gestion des dossiers papier

Les informations sur support papier (ou informatique) doivent être conservées afin de servir de preuve. Il est donc indispensable de les classer.

1.1 Définition

Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié.

Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.

1.2 Généralités

Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement :

Modes de classement Définitions
Classement alphabétique Classement dans l’ordre de succession des lettres de l’alphabet
Classement numérique Classement dans l’ordre de succession des nombres
Classement idéologique ou thématique Classement par sujet ou par thème (par « idée »)

1.3 Le classement alphabétique

Le classement alphabétique s’effectue en appliquant la suite logique des lettres de l’alphabet.

1.3.1 Principe

Indexer une rubrique, c’est :

  1. Déterminer le mot directeur de la rubrique (le nom par exemple) et le placer au début ;
  2. Placer ce qui suit le mot directeur ;
  3. Reporter à la fin, entre parenthèses, ce qui précède le mot directeur.

La norme AFNOR (Association Française de NORmalisation) NF Z44001 a établi des règles pour déterminer le mot directeur d’une rubrique.

1.3.2 Les règles d’indexage

Pour appliquer la norme, il faut se poser une succession de questions.

La rubrique contient-elle un ou des noms propres ?

Société Vanier et Bruguier sera indexée à Vanier et Bruguier : Vanier et Bruguier (Société d’expansion)

Sont considérés comme faisant partie du nom les articles Au, Aux, Des, Du, La, Les, Saint et Sainte.

Ne sont pas retenus les titres de noblesse, les particules de et d’.

Négociant Lucie Du Gorde sera indexé à Du Gorde : Du Gorde (Négociant Lucie)

Les docks de Sainte Musse sera indexé à Sainte Musse : Sainte Musse (Les docks de)

Matériaux Léonard de Vinci sera indexé à Vinci : Vinci (Matériaux Léonard de)

Matériaux Sébastien est indexé à Sébastien : Sébastien (Matériaux)

Enrobés de l’Essonne est indexé à Essonne : Essonne (Enrobés de l’)

Matériaux RVTP est indexé à RVTP : RVTP (Matériaux)

La Régionale de Matériaux est indexée à Régionale : Régionale de Matériaux (La)

Maison Azur Industry est indexé à Industry : Industry (Maison Azur)

Compagnie des Distributeurs est indexé à Distributeurs : Distributeurs (Compagnie des)

Les Quatre Négociants est indexé à Quatre : Quatre Négociants (Les)

Mille Matériaux est indexé à Mille : Mille Matériaux

1.4 Le classement numérique

Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l’ordre croissant des nombres, à leur arrivée.

Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l’ordre chronologique d’arrivée.

Pour retrouver rapidement un dossier, il est nécessaire d’établir un répertoire alphabétique.

1.5 Le classement idéologique

Le classement idéologique consiste à ranger les documents par sujet ou par thème. On distingue les classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal.

1.5.1 Le classement géographique

Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, ­départements, villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement.

Un tableau regroupe les régions dans l’ordre alphabétique. Pour chaque région, les départements sont listés dans l’ordre numérique. À l’intérieur de chaque département, les villes sont classées dans l’ordre alphabétique. Dans chaque ville, les rubriques sont classées dans l’ordre alphabétique.

LISTE DES FOURNISSEURS – CLASSEMENT GÉOGRAPHIQUE

Région Département Ville Fournisseur Adresse

Centre

45

Loiret

Orléans

Quatre négociants (les)

RN 20 Expo Sud

Île-de-France

77

Seine-et-Marne

Meaux

Distributeurs (cie des)

2 rue Magny

Provins

Industrie (Maison Azur)

32 rue Saint Laurent

78

Yvelines

Trappes

gionale de Matériaux (la)

Zone Immoparc

RVTP Matériaux

Route nationale 10

1.5.2 Le classement chronologique

Le classement chronologique est un classement numérique par date.

Le classement est effectué à partir de la date de réception d’un document reçu et à partir de la date d’émission d’un document envoyé.

Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre, de gauche à droite.

1.5.3 Le classement alphanumérique

Le classement alphanumérique est une combinaison du classement alphabétique et du classement numérique. Après le classement à la lettre, on attribue un numéro en fonction de la date d’arrivée pour effectuer le classement numérique par date.

1.5.4 Le classement décimal

Le classement décimal combine le classement par sujet et le classement numérique.

L’ensemble du fichier est réparti en classes numérotées de 0 à 9.

2. Le mobilier, les procédés et le matériel de classement

2.1 Le mobilier de classement

Le choix du mobilier doit répondre à des critères esthétiques et à des contraintes liées à l’aménagement du bureau (par exemple, des meubles bas pour les bureaux paysagers).

Il faut distinguer :

Les différents types de mobiliers permettent de classer des dossiers adaptés à l’emplacement qui leur est réservé.

2.2 Les procédés de classement

Dans l’entreprise, plusieurs procédés de classement peuvent être utilisés :

2.3 Le matériel de classement

La secrétaire utilise différents matériels de classement en fonction de la nature des éléments à classer, du mobilier et de l’espace disponible. Une partie du matériel peut être disposée sur le mobilier.

3. L’organisation d’un dossier

Les dossiers sont, le plus souvent, utilisés par plusieurs personnes. L’organisation d’un dossier permet de trouver plus rapidement l’information et de repérer facilement les éléments recherchés. Tout classement erroné peut entraîner une erreur préjudiciable à l’entreprise.

Lexique