Les lettres de relance, la procédure de recouvrement

1. La lettre de relance

Après avoir constaté le retard de paiement d’un client, il faut au plus vite lui rappeler ses obligations. Parallèlement à une relance téléphonique, il est souvent nécessaire de rédiger un ou deux courriers de relance dans le but d’obtenir ce règlement. Pour leur rédaction, une progression dans le ton et dans le rappel des exigences est souhaitable.

1.1 La première lettre de relance

Une première lettre est expédiée au client. Cette lettre doit juste lui rappeler qu’il n’a pas effectué son paiement, sans lui en faire le reproche, et l’inciter à payer.

1.1.1 Le style et le contenu de la lettre

Le style doit être ferme et courtois (pas d’agressivité). Le défaut de paiement peut être dû à un oubli ou à une difficulté financière passagère.

Dans cette première lettre, il faut :

• – informer le client du montant restant à payer ;
• – rappeler le détail de la facture impayée à échéance ; joindre une copie de la facture (celui-ci a pu ne pas la recevoir et, dans le cas contraire, cela lui permettra de retrouver rapidement l’objet de la relance).

1.1.2 La présentation type d’une première lettre de relance

1.2 La seconde lettre de relance

Suite à la première lettre, le règlement de la créance n’a toujours pas été obtenu dans le nouveau délai accordé. Une seconde lettre de relance est expédiée en recommandé avec accusé de réception (pour montrer l’importance qu’on lui accorde).

1.2.1 Le style et le contenu de la lettre

La deuxième lettre de relance est rédigée avec un ton plus ferme que pour la première relance. La demande de règlement se fait plus insistante.

Dans cette deuxième lettre, il faut  :

• – rappeler d’abord l’envoi de la première lettre de relance ; manifester sa surprise de ne pas avoir reçu de réponse ;
• – indiquer à nouveau le montant à régler et la date à laquelle la somme était due. Il est possible d’exiger un règlement immédiat de la dette ;
• – rappeler éventuellement les obligations contractuelles du client.

Remarque : avant d’envoyer la deuxième relance, il faut laisser écouler un temps suffisant pour permettre au client de répondre à la première lettre. Selon les entreprises, la deuxième relance est envoyée dans les dix ou quinze jours qui suivent l’envoi de la première.

1.2.2 La présentation type d’une seconde lettre de relance

2. La procédure de recouvrement

Suite à plusieurs lettres de relance, le client n’a toujours pas honoré ses dettes. Il faut alors entreprendre une procédure de recouvrement qui suit deux étapes ; la mise en demeure et l’injonction de payer.

2.1 La mise en demeure de payer (troisième relance)

La mise en demeure est la dernière étape amiable avant le lancement d’une procédure judiciaire à l’encontre d’un débiteur récalcitrant.

Elle a pour objectif d’informer le client du montant restant à régler et lui indiquer que, passé un certain délai, la procédure de recouvrement débouchera sur une injonction de payer devant le tribunal compétent.

La lettre de mise en demeure est expédiée au débiteur en recommandé avec accusé de réception.

2.1.1 Le style et le contenu de la lettre de mise en demeure

Le ton est sec, catégorique.

Dans cette lettre, il faut :

• – rappeler l’historique des premières lettres de rappel restées sans réponse ;
• – rappeler la (les) facture(s) restant à payer ;
• – mettre en demeure de payer dans un certain délai ;
• – menacer de saisir le tribunal compétent pour une injonction de payer si le délai imparti n’est pas respecté.

2.1.2 La présentation type d’une mise en demeure

2.2 La demande d’injonction de payer

L’injonction de payer est une procédure judiciaire rapide entreprise par le créancier pour contraindre le débiteur à honorer ses engagements.

2.2.1 Le tribunal compétent

Le créancier dépose un dossier écrit accompagné des pièces justificatives au tribunal compétent du domicile du débiteur.

2.2.2 Le contenu de la requête d’injonction de payer

Pour être valable, la requête d’injonction de payer doit contenir un certain nombre d’éléments obligatoires :

– des informations sur le demandeur :

• pour les personnes physiques : nom, prénom, profession, domicile, nationalité, date et lieu de naissance,
• pour les personnes morales : dénomination et siège social ;

– des informations sur le débiteur :

• pour les personnes physiques : nom et domicile,
• pour les personnes morales : dénomination et siège social ;

– des informations sur la somme réclamée :

• le montant précis de la somme restant due,
• le détail des différents éléments constituant la créance.

Lexique

• Courrier de relance (ou lettre de rappel) : lettre transmise par le créancier à un débiteur dès lors qu’un retard de paiement est constaté.
• Injonction de payer : procédure de recouvrement judiciaire rapide et peu onéreuse permettant d’obtenir un titre exécutoire sans avoir besoin de se faire assister d’un avocat.
• Mise en demeure de payer : acte juridique par lequel un créancier demande à son débiteur d’exécuter son obligation de payer. Elle permet souvent d’éviter un contentieux.