La présentation de la lettre commerciale ou administrative

1. Introduction : la charte graphique

L’organisation donne une certaine image d’elle-même à travers les documents qu’elle diffuse auprès de ses différents partenaires ; elle doit, par conséquent, apporter un soin particulier au moment de la rédaction et de la présentation de ces documents.

La charte graphique définit l’aspect esthétique des différents supports de communication créés par l’organisation. Son rôle est d’harmoniser les pratiques de présentation ; la charte s’impose à tous les services de l’entreprise.

2. La présentation de la lettre commerciale ou administrative

Il existe certaines règles de mise en forme, qui facilitent la lisibilité du message.
La présentation des documents s’organise principalement autour de trois éléments : le support, la mise en page et la typographie.

2.1 Le support

Le papier doit être uni, de couleur blanche et de bonne qualité. La lettre est présentée sur une feuille de format A4 (210 x 297 mm). L’épaisseur du papier est de 80 g (c’est-à-dire 80 g au mètre carré).

2.2 La mise en page

La mise en page de la lettre consiste à répartir harmonieusement les informations sur la page. L’équilibre de cette répartition contribue à sa lisibilité.

(1) L’en-tête est la partie en haut à gauche de la lettre avec les coordonnées de la société expéditrice ; les éléments (nom de la société, adresse, téléphone, fax, e-mail) sont de préférence disposés les uns en dessous des autres. L’impression de l’en-tête peut être confiée à un imprimeur (réalisation du logotype).

(2) L’adresse du destinataire comporte 6 lignes maximum (code postal sans espace, ville en majuscules).

(3) La date et le lieu sont positionnés en haut à droite de la lettre.

(4) Les références de la lettre : il s’agit, le plus souvent, des initiales du signataire de la lettre, suivies des initiales de la secrétaire et d’un ordre de classement.

(5) L’objet de la lettre permet au destinataire d’identifier rapidement le courrier et de l’acheminer vers le service concerné.

(6) P.J. : « Pièces jointes », sous l’objet, indique la présence de documents annexés au courrier.

(7) Le corps de la lettre est la partie centrale introduite par un titre de civilité (Madame, Mademoiselle, Monsieur, Messieurs). Il commence au niveau du milieu de la page, chaque nouveau paragraphe s’aligne sur la formule d’appel.

Les paragraphes sont séparés par des interlignes. La présence de l’interlignage permet de repérer la structuration du texte (mise en évidence du plan de la lettre).

Remarque : deux présentations sont possibles : « à la française » (le texte présente un retrait sur la première ligne de chaque paragraphe) et « à l’américaine » (le texte est aligné contre la marge de gauche).

La formule de politesse est le dernier paragraphe de la lettre avant la signature.

(8) La signature est manuscrite et suivie de la mention indiquant le nom et la qualité du signataire (Gérant, Directeur des ressources humaines, Directeur commercial, etc.). La signature se situe à droite dans la moitié inférieure de la (dernière) page.

2.3 La typographie : les principaux attributs des polices de caractères

Le respect des règles typographiques contribue :

2.3.1 Le style

Il en existe trois : normal, gras, italique.
Les caractères graissés ou en italiques sont destinés à mettre certains points importants en valeur afin d’attirer l’attention du lecteur.

2.3.2 La taille ou corps

La taille 12 est la plus lisible pour le corps des textes. En deçà, la lecture devient difficile.

2.3.3 Le soulignement

Il permet aussi de mettre en valeur un point important du texte (soulignement simple ou soulignement double, par exemple). C’est un attribut à utiliser avec modération.

2.3.4 Les autres attributs

D’autres attributs, peu utilisés, peuvent contribuer à mettre une lettre en valeur en jouant sur les caractères. Leur application doit être limitée afin de ne pas rendre la présentation trop chargée (exemples : petites majuscules, espacement, crénage, etc.).

3. Les fonctionnalités logicielles nécessaires à la production de la lettre

Le développement des logiciels de traitement de texte permet, par la puissance de leurs fonctions, de présenter des lettres de qualité.

3.1 Les fonctionnalités de base du logiciel texteur Word utilisées pour la mise en forme

La mise en forme d’un document est réalisée à partir de l’onglet Accueil du logiciel Word.

3.2 Les fonctionnalités de base du logiciel texteur Word utilisées pour la mise en page

4. Le contrôle de la qualité de la lettre

L’entreprise doit procéder à plusieurs vérifications avant de communiquer le courrier aux différents partenaires.

4.1 Le contrôle de la saisie

Le contrôle de la saisie peut être effectué pendant la frappe ou dès que celle-ci est terminée. Il faut repérer et corriger les fautes de frappe, d’orthographe et de grammaire, vérifier qu’il n’y a ni erreur, ni omission. Le texte doit être correctement ponctué.

4.2 Les autres contrôles

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