Au cours de son existence, l’entreprise effectue de nombreux échanges (opérations) avec les administrations de l’État (préfectures, trésoreries, ministères...), les collectivités territoriales (communes, départements, régions), les organismes de Sécurité sociale ou tout autre organisme chargé d’un service public administratif (URSSAF, Pôle emploi, etc.).
Ces échanges amènent très souvent l’entreprise à accomplir des formalités administratives liées à son activité : dossiers ou formulaires à compléter, courriers de réponse, courriers de demandes particulières.
Les demandes présentées par les entreprises auprès de l’administration peuvent être formulées :
Certaines demandes doivent être obligatoirement présentées en personne au guichet ou adressées par courrier (le cachet de la poste faisant foi). Il convient de se renseigner auprès du service concerné.
La structure générale d’un courrier administratif (lettre, par exemple) est identique à celle du courrier commercial.
Exemple :
La correspondance administrative traditionnelle met en jeu des formulations inusitées à l’oral. Ces formulations ne sont pas aussi systématiquement utilisées dans la correspondance administrative par courriers électroniques ; ceux-ci ont souvent des formes nettement simplifiées.
• L’expéditeur
II n’est pas d’usage de placer avant le nom un titre de civilité (Monsieur, Madame) ; le titre ou la qualité de l’expéditeur peut figurer, s’il y a lieu, sur une ligne placée sous celle comportant le nom.
• Le destinataire
Si l’on s’adresse à une personne représentant un service, le nom de la personne en question peut figurer sur une ligne, plus bas, précédé de la mention : À l’attention de…
Si l’on s’adresse à une personne par la voie hiérarchique, indiquer le titre de la personne intermédiaire précédé de s/c (sous couvert de).
• L’objet et la référence
Préciser l’objet avant de débuter le courrier. Rappeler en référence le numéro du dossier.
• La formule d’appel
Exemples : Madame le Chef de service, Monsieur le Président, Madame la Directrice.
Dans la correspondance administrative, il n’est pas d’usage d’indiquer, même si on le connaît, le nom de la personne à laquelle on s’adresse.
• Le texte du courrier
Le rédacteur d’un courrier administratif doit respecter cinq règles essentielles : la précision, la concision, l’exactitude, la prudence et la courtoisie.
La précision :
Le courrier doit être formulé avec précision pour permettre au destinataire de cerner au mieux le problème évoqué, la demande, etc. (exposer les faits avec clarté est le meilleur moyen d’obtenir un traitement efficace du courrier).
Par ailleurs, le courrier doit être écrit en bon français. L’emploi de mots étrangers, même s’ils sont d’usage très courant, est à bannir.
La concision :
Souvent lu par une personne pressée de prendre une décision, le courrier administratif doit traiter un seul thème.
L’exactitude :
La vérité est de rigueur dans le courrier administratif. L’oubli, l’inexactitude, le mensonge, etc. ne sont pas tolérés dans une lettre.
La prudence :
Le courrier tient compte d’engagement ; il faut donc rester prudent et réservé dans toute proposition.
La courtoisie :
Le ton doit être courtois quelles que soient les situations ; le courrier ne doit jamais être rédigé sous l’effet de la colère ou de la contrariété (en cas de réclamation, ne pas employer un ton menaçant, par exemple).
• La formule de courtoisie
Dans la plupart des cas, on emploie l’une des formules suivantes, dans laquelle on mentionne le titre de civilité comme dans la formule d’appel.
Exemples :
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.
Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.
Si l’on veut remercier le destinataire de bien vouloir faire ce qu’on lui demande, on peut écrire, par exemple :
En vous remerciant par avance de l’attention que vous voudrez bien prêter à ma demande, je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de ma considération distinguée.
Si l’on s’adresse à une personne haut placée dans la hiérarchie sociale et administrative, on pourra écrire, par exemple :
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de ma haute considération.
• La signature
Le courrier est généralement signé par le représentant de l’entreprise.
• L’indication des pièces jointes (s’il y a lieu)
Exemple :
P.J. : copie de confirmation
• L’indication des personnes à qui le courrier est également envoyé pour information
Exemple :
Copie à Monsieur le Maire de X
L’e-administration désigne l’ensemble des technologies de l’information et de la communication proposé par les administrations publiques pour permettre aux usagers (particulier, entreprise) de s’informer, d’être orienté, mais aussi de réaliser des démarches administratives via les services en ligne (Internet, notamment).
L’administration en ligne se traduit notamment par :
Grâce à des technologies de signature électronique, il est possible de sécuriser les échanges de courriers entre l’entreprise et l’administration.
L’e-administration est devenue une réalité pour 72 % des entreprises d’au moins 10 salariés qui utilisent l’Internet dans leurs relations avec les autorités publiques pour obtenir des informations, renseigner des formulaires en ligne ou répondre à des offres ; ainsi, 75 % des entreprises de 20 à 249 salariés renseignent des formulaires administratifs par l’Internet.