La télécopie est constamment utilisée dans les rapports professionnels. Elle permet la transmission instantanée (lettres, documents, etc.) d’informations par l’intermédiaire de terminaux appelés télécopieurs ou fax reliés au réseau téléphonique. C’est la photocopie à distance !
Le rédacteur doit appliquer certaines règles pour présenter un message clair, soigné et lisible.
Il doit compléter avec précision la page de garde qui sert aux renseignements pratiques ; plusieurs mentions doivent y figurer :
(1) la date ;
(2) le nom du destinataire et de l’expéditeur ;
(3) les numéros de télécopie du destinataire et de l’expéditeur ;
(4) le nombre de pages ;
(5) le numéro de téléphone du destinataire et de l’expéditeur (pour le cas où le fax arriverait illisible, incomplet ou à un destinataire non concerné) ;
(6) le texte proprement dit : objet ou message.
Le message peut être écrit à la main (il est recommandé d’utiliser alors de l’encre noire) ou saisi à l’aide d’un ordinateur (il est possible de rédiger une télécopie sur un logiciel, Word, par exemple).
Enfin, on peut transmettre plusieurs documents (avec ou sans page de garde) ; dans ce cas, il faut numéroter chaque page afin que le destinataire retrouve l’ordre des documents adressés et s’assure qu’il les a reçus dans leur intégralité.
L’expéditeur doit conserver l’original de la télécopie et le bordereau de réception (accusé de réception de télécopie) indiquant la date et l’heure de transmission du fax.