Les très nombreuses obligations sociales de l’entreprise rendent nécessaire la mise en place d’une gestion rigoureuse des échéances.
1. La variété des obligations
Qu’il s’agisse d’obligations internes (élections, négociation…) ou externes (déclarations, paiements…), la vie sociale de l’entreprise est rythmée par le calendrier des traitements. De plus, les procédures juridiques imposent souvent des délais qui conduisent les responsables de la gestion sociale à construire un échéancier précis.
Les obligations n’étant pas les mêmes selon les entreprises, il n’existe pas d’échéancier modèle. Selon la taille (et, en particulier, le nombre de salariés) et selon l’activité, les dates à respecter ne sont pas toujours les mêmes.
2. Les risques en cas de non-respect de l’échéance
Les retards de paiement ou de déclaration entraînent des pénalités. Le non-respect des délais dans certaines procédures peut conduire à leur annulation.
Exemple
Lors d’une procédure de licenciement personnel, il faut un délai de 5 jours entre la présentation de la lettre de convocation à l’entretien préalable au licenciement et l’entretien lui-même. Le non-respect de ce délai entraîne l’irrégularité de la procédure et une indemnité à verser au salarié.
On peut distinguer quelques exemples d’échéance selon leur périodicité.
1. Les échéances pluriannuelles
Les élections des institutions représentatives du personnel (délégué du personnel, comité d’entreprise…) doivent être organisées par l’employeur.
Exemples
L’entreprise doit organiser les élections des membres du comité d’entreprise tout les 4 ans.
Les entreprises de plus de 300 salariés ont une obligation de négociation collective triennale portant principalement sur la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
2. Les échéances annuelles
Plusieurs déclarations sociales doivent être transmises à l’administration ou aux organismes sociaux pendant l’année : déclaration annuelle des données sociales (DADS), déclaration relative à l’emploi des travailleurs handicapés… La plupart des déclarations sont remplacées par la déclaration sociale nominative (DSN) au 1er janvier 2016. Il existe aussi une obligation annuelle de négociation collective sur les salaires, la durée du travail…
3. Les échéances mensuelles
Les opérations de paye font l’objet d’un calendrier qui se répète tous les mois : décompte des heures, rédaction des bulletins de paye, versement des salaires.
Certaines déclarations ont une échéance mensuelle (ou trimestrielle) : déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS).
Certains éditeurs ou sites de droit social proposent des échéanciers (LexisNexis, net-entreprises…). Des outils de gestion de planning existent aussi et permettent le respect rigoureux des échéances (Google Agenda, Lotus Organizer). Enfin, la plupart des progiciels de gestion intégrés ont une fonction agenda.