1. Une obligation fiscale
Dans la majorité des cas, l’objectif de l’entreprise est de réaliser du profit. Son activité quotidienne (ventes, achats…) est organisée de telle façon que l’entreprise puisse dégager des bénéfices pour elle-même. Fiscalement, l’entreprise a l’obligation de payer des impôts sur ses revenus, comme toute personne (juridiquement, l’entreprise est une personne morale). Ces impôts sont dus une fois par an. L’entreprise doit donc calculer précisément chaque année les gains de l’année pour les déclarer à l’administration fiscale.
C’est le rôle de la comptabilité de calculer, une fois par an au moins, les revenus de l’entreprise.
2. Une obligation légale
Le code de commerce (article L. 123-12) impose aux entreprises d’établir une comptabilité.
Il précise qu’il faut :
– « procéder chronologiquement à l’enregistrement comptable des opérations affectant le patrimoine de l’entreprise. Les livres obligatoires retracent ces enregistrements, à l’appui de pièces justificatives ; | Par exemple, vérifier la valeur des matériels détenus par l’entreprise en fin d’année. |
– contrôler l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine par un inventaire au moins tous les 12 mois ; | Le compte de résultat permet de calcul des bénéfices de l’année, le bilan présente la valeur du patrimoine détenu par l’entreprise. |
– établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice (année) (le bilan, le compte de résultat et les annexes). » | Par exemple, inscrire en comptabilité une vente de marchandises le 22 mai N pour 1 234 € au client Grégoire. |
Par ailleurs, l’entreprise a l’obligation de rendre des comptes chaque année à ses propriétaires (associés). Les comptes annuels établis à la clôture de l’exercice sont présentés aux associés au cours d’une réunion appelée Assemblée générale ordinaire (AGO).
3. Une nécessité pour prendre des décisions
D’autres acteurs, encore, ont besoin d’être informés de la situation de l’entreprise.
En interne : le dirigeant a besoin d’informations pour comprendre les résultats et prendre des décisions, les représentants du personnel ont un droit de communication sur les documents comptables de l’entreprise (en particulier en cas de licenciement économique).
En externe : les partenaires de l’entreprise sont également intéressés et curieux de connaître sa situation financière avant d’engager des transactions avec elle. C’est le cas du banquier qui veut s’assurer de la capacité de l’entreprise à rembourser un emprunt, c’est aussi le cas d’un fournisseur qui veut vérifier la solvabilité de l’entreprise, ou d’un éventuel repreneur… Toutes ces informations ne peuvent être fournies que par la comptabilité qui constitue la mémoire de l’entreprise et dont la fiabilité est garantie.
Ainsi, pour des raisons légales et pratiques, la vie de l’entreprise est obligatoirement découpée en périodes de un an à l’issue desquelles l’entreprise doit calculer et présenter ses comptes. Cette période de 12 mois consécutifs s’appelle l’exercice comptable.
La loi n’impose pas les dates de début et de fin, l’exercice comptable peut donc coïncider (ou pas) avec l’année civile. Une entreprise de location de skis peut décider d’une durée d’exercice comptable du 1er octobre au 30 septembre de l’année suivante, afin de suivre la « saison ».
Les travaux comptables sont organisés selon une échelle temporelle précise : certains travaux sont quotidiens (l’enregistrement des ventes en comptabilité), d’autres mensuels (par exemple l’enregistrement des salaires), d’autres annuels (par exemple la réalisation de l’inventaire).
Par ailleurs, ces différents travaux présentent des degrés de complexité variables, requérant donc des compétences et des qualifications plus ou moins élevées (par exemple, seul un expert-comptable est habilité à donner leur caractère légal aux documents de synthèse).
Une hiérarchie s’impose donc dans la réalisation de ces travaux comptables.