C'est une règle de base : chaque semaine, une liste de ce qui est à faire, la fameuse « to do list », doit être établie. Ensuite, ces tâches doivent être triées selon la matrice d'Eisenhower :
Cet outil permet de gérer les priorités, notamment de se concentrer essentiellement sur celles qui sont urgentes et importantes et de déléguer celles qui méritent une attention plus modérée.
Par ailleurs, papier ou électronique, l'agenda rappelle l'emploi du temps d'une période et permet de planifier dans le temps, tandis que le gestionnaire de tâches d'Outlook Express, par exemple, propose d'ordonner et de fixer les échéances de chaque tâche.
Les « parasites du temps » viennent aussi bien de votre organisation personnelle que de l'extérieur ou de l'intérieur de l'entreprise. Pour être maître du temps, mieux vaut donc trier, voire éviter ces parasites […].
Ce sont de petits événements chronophages qui viennent perturber notre organisation (réunions trop fréquentes, retards dans le traitement des mails, décisions ou tâches reportées, etc.). Souvent, il vaut mieux choisir le fax ou le mail lorsque c'est possible plutôt que le téléphone, qui s'avère souvent « voleur de temps » : attente, service non disponible, etc.
Traitez les e-mails à des moments fixes de la journée (par exemple, matin, midi et soir), le reste du temps, fermez la boîte mail, sinon, c'est une perte de temps qui, en outre, limite le recul et la réflexion. En outre, classez les messages internes de vos collaborateurs et externes de clients que vous connaissez, et les messages individuels ou collectifs. Il est préférable de gérer en priorité les messages des clients, puis les e-mails internes qui vous sont destinés. Si vous avez le temps, consultez les copies.
[…] Être un bon stratège, c'est savoir trouver le moment opportun, c'est-à-dire le bon moment pour soi, mais aussi pour les autres.
[…] Aménagez un « intervalle de temps » pour décompresser et vous préparer entre deux activités prenantes. Lors d'une prise de décision, agir à froid en prenant connaissance de tous les éléments et avis des collaborateurs puis « dormir dessus » pour décider ensuite.
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* Stratège : personne qui met en œuvre des actions cohérentes pour atteindre un objectif précis.