Créer une fiche de poste

Une fois le besoin de recrutement décelé et validé par la direction, un document central de la procédure doit être conçu : la fiche de poste. Ce document de GRH précise les caractéristiques d'un poste de travail. Dans la pratique professionnelle, la fiche de poste est parfois remplacée par un « descriptif de poste » et/ou une « fiche de fonctions ».

I - Pourquoi définir une fiche de poste ?

La fiche de poste est au cœur de tout processus de gestion des ressources humaines.

Préalable incontournable à une campagne de recrutement, la définition de poste a de multiples usages. Elle permet de :

– cerner, avec précision, les missions et les activités professionnelles ;
– définir les exigences du poste et les attentes vis-à-vis de son titulaire.

La fiche de poste est donc un outil essentiel pour caractériser le profil de poste à recruter et pour lancer le processus de recherche et de sélection des candidats. Elle réduit les risques liés à l'embauche.

II - Les éléments de la fiche de poste

La fiche de poste fait apparaître les éléments suivants :

– l'identification du poste : par exemple chargé de communication, comptable, technicien paie… ;
– la finalité de l'emploi qui notifie, de façon synthétique, la ou les missions du poste ;
– les domaines d'activité ou d'intervention : communication, finances, ressources humaines… ;
– les fonctions par domaine d'activité : pour créer une fiche de poste, il est nécessaire de consulter en interne les conventions collectives et en externe les fiches ROME (Répertoire opérationnel des métiers et des emplois sur le site de Pôle Emploi par exemple). Des entretiens oraux avec les supérieurs (N+1) ou les titulaires de postes analogues sont également très utiles. C'est la partie la plus détaillée de la fiche de poste ;
– la place dans l'organigramme : supérieur(s) direct(s), collaborateurs, niveau de délégation ;
– les interlocuteurs avec lesquels le salarié est en relation. Il est possible de schématiser le relationnel d'un poste (relations avec les autres postes).

Peuvent également être ajoutés :

– les moyens alloués ;
– le circuit des informations ;
– les conditions de travail habituelles.

III - Exemple de fiche de poste

La fiche de poste n'est pas un document normalisé : elle présente des variantes selon les organisations professionnelles. On peut néanmoins proposer un exemple de structure qui sera adaptée ou complétée en fonction des besoins :

Rubriques	Description
Identification du poste : – intitulé – titulaire	Gestionnaire paie/carrière À définir
Missions	Applique et gère, à partir des dispositions législatives et réglementaires, l'ensemble des processus de déroulement de carrière et de paie.
Domaines d'activité	Administratif et ressources humaines
Fonctions	1. Paie : – préparation, calcul et vérification des fiches de paie ; – déclarations sociales auprès des organismes sociaux (Sécurité sociale, Pôle Emploi, caisses de retraite) ; – gestion des absences, des arrêts maladie, des accidents du travail. 2. Carrière : – gestion administrative des emplois : embauches, promotions, calcul des prestations sociales, des prestations pour perte d'emploi ; – préparation et organisation des dossiers à soumettre aux organismes sociaux ; – constitution des dossiers concernant les procédures disciplinaires. 3. Relations avec les partenaires sociaux : – gestion des relations avec les syndicats, la direction du travail et de l'emploi, l'inspection du travail et les représentants du personnel ; – suivi de la réglementation concernant la carrière et la paie.
Place dans l'organigramme	Est placé sous la responsabilité du directeur administratif et financier. Chef de service : responsable RH et rémunérations.
Moyens alloués	– Secrétariat RH – Application informatique GestRH avec accès sécurisé – Convention collective – Abonnements spécialisés en gestion sociale.
Relations	Internes : responsable RH et rémunérations, gestionnaire des temps, service Comptabilité, salariés, représentants du personnel. Externes : organismes sociaux, inspection du travail, direction du travail et de l'emploi.

Dans certaines organisations, une rubrique « Compétences » est intégrée à la fiche de poste. Il est néanmoins plus rigoureux de s'en tenir au descriptif du poste et non à son titulaire.