Afin de s'adapter à son poste et d'en définir l'organisation, l'assistant(e) doit analyser son environnement professionnel et en cerner les contraintes.
Exemples : le respect de la charte qualité de l'entreprise si elle existe, le respect des procédures internes, l'attention portée à la qualité de l'accueil.
Afin de se fixer des objectifs réalisables, l'assistant(e) doit connaître les ressources allouées à ses missions.
Exemples : un budget, un espace (salles pour réunions).
La contrainte temps est souvent maîtrisable car elle dépend fréquemment de ses propres capacités à se fixer des priorités.
Exemples : un délai de réalisation, des dates butoirs à respecter.
Dans un souci d'efficacité, l'assistant(e) doit éviter de mettre sur le même plan l'essentiel et l'accessoire. Confronté(e) à une multiplicité de tâches, il (elle) risque de se laisser déborder par des imprévus et éprouver de réelles difficultés à prendre du recul.
Il (elle) doit donc distinguer les tâches prioritaires, urgentes et importantes de celles dont le traitement peut attendre.
Sur son lieu de travail, l'assistant(e) doit bien distinguer ces différents types de tâches pour faire face à la pression des sollicitations.
Face à une multiplicité de tâches à accomplir, il (elle) peut en effectuer le classement suivant :
| UI |
Les tâches urgentes et importantes |
| uI |
Les tâches peu urgentes mais importantes |
| Ui |
Les tâches urgentes et peu importantes |
| ui |
Les tâches ni urgentes ni importantes |
Une fois le classement des tâches réalisé, le « carré des priorités » peut aider à déterminer la façon dont elles vont être traitées, en les réalisant soi-même, en se faisant aider, en déléguant ou en les reportant.
Pour l'assistant(e), anticiper, c'est savoir que beaucoup de tâches ou événements sont prévisibles mais aussi que tout n'est pas prévisible. L'imprévu existe, des sollicitations extérieures impératives peuvent survenir.
Exemple : organisation d'une réunion durant laquelle il est prévu d'utiliser le vidéoprojecteur. Tout est préparé et vérifié, il y a même une copie des fichiers sur une clé USB. Le jour venu, une coupure de courant survient dans le bâtiment… Voilà l'imprévu.
Dans l'organisation de sa journée, ou de celle de son manager, l'assistant(e) doit donc faire l'hypothèse que l'imprévu existe et essayer, dans la mesure du possible, de libérer un espace-temps dans la planification de la journée pour cet imprévu. Dans tous les cas, il (elle) doit éviter de se laisser déstabiliser par l'imprévu.
L'observation du déroulement d'une semaine de travail permet de mesurer, chaque jour, le temps dédié aux imprévus, d'en faire le total sur la semaine et d'en calculer la moyenne journalière. Cette information pourra aussi être utilisée pour les planifications ultérieures. On estime que 30 à 40 % du temps de travail d'un(e) assistant(e) sont utilisés à gérer les imprévus.
Ce qui est imprévu surgit dans les activités sans que l'on s'y attende. L'inorganisation génère beaucoup d'imprévus, mais ils sont alors le résultat d'oublis, de manque de rigueur et d'anticipation. Un imprévu qui se répète plusieurs fois révèle un dysfonctionnement à corriger : une tâche à programmer, un problème à résoudre. L'assistant(e) doit donc être vigilant(e). L'organisation du temps est toujours à questionner et à améliorer.