La coordination permet de faire travailler ensemble les différents acteurs de l'organisation. Ce rôle appartient au manager mais aussi à l'assistant(e), par exemple au niveau d'un service. Pour repérer la façon dont s'effectue la coordination des acteurs, l'assistant(e) doit être attentif/-ive aux éléments du contexte qui l'expliquent : culture de l'entreprise, personnalité des dirigeants…
Différents mécanismes de coordination peuvent être observés ; ils varient en fonction des moments, de circonstances particulières.
Les employés harmonisent leur travail sans intervention hiérarchique au moyen d'une communication informelle.
Dans une entreprise ou un service dont la culture est proche de ce mode de coordination, l'assistant(e) est amené(e) à faciliter les échanges interpersonnels, à négocier et à prendre fréquemment des initiatives, telles que développer des lieux de rencontre et d'expression libre, organiser des réunions de travail avec des moments de détente (pause-café, repas convivial, sortie culturelle), organiser des activités extraprofessionnelles (culturelles et sportives).
La coordination du travail est assurée par une seule personne, qui donne les instructions aux subordonnés et contrôle leur travail.
L'assistant(e) qui côtoie un manager plutôt enclin à ce mode de coordination risque d'avoir peu d'autonomie dans son travail, des possibilités de prises d'initiatives restreintes. Il/elle veillera à diffuser les plans d'action établis par son manager, à établir les notes de service et à rendre compte régulièrement de son travail.
L'uniformisation des règles de fonctionnement et la formalisation des méthodes de travail dans des manuels de procédures contribuent à la coordination des acteurs.
Lorsque l'entreprise pratique ce type de coordination, l'assistant(e) est sollicité(e) pour la définition des postes de travail du service, facilite l'accès à la documentation, définit les procédures et le circuit des documents, procède à leur mise à jour et veille au respect de leur application au sein de son équipe.
La spécification des résultats à obtenir, les objectifs à atteindre pour chaque département de l'organisation contribuent à la coordination des acteurs.
L'assistant(e) confronté(e) à ce mode de coordination a, comme l'ensemble du personnel, des objectifs précis fixés par son manager. Il/elle participe à la mise en place d'un système d'information concernant le suivi de la réalisation des objectifs. Il/elle peut conserver toute autonomie pour organiser son travail.