Le tableur, outil d'aide à la décision

I - Qu'est-ce qu'un tableur ?

Un tableur est un programme informatique permettant à l'utilisateur de manipuler des feuilles de calcul (exemples de logiciels : Excel pour Microsoft, Calc pour Open Office). Une feuille de calcul se présente sous la forme d'une grille de cellules avec des lignes et des colonnes.

Très utilisé dans le domaine professionnel, le tableur permet les traitements automatisés des données quantitatives (c'est-à-dire sous la forme de nombres) :

• – calculs divers ;
• – analyse statistique ;
• – gestion de bases de données simples ;
• – réalisation de graphiques.

La puissance de calcul d'un tableur permet non seulement de traiter un très grand nombre d'informations mais également d'effectuer des simulations. Les résultats obtenus facilitent la prise de décision des managers.

II - Réaliser des calculs

1. Données saisies et données calculées

L'utilisation d'un tableur consiste à exploiter un tableau comportant des données, le plus souvent chiffrées. On distingue :

• – les données saisies, qui constituent l'information de base à traiter ;
• – les données calculées, qui sont obtenues par le programme informatique à l'aide de formules de calcul choisies par l'utilisateur.

Exemple : illustration pour les absences chez XHP Papers :

Exemple de données calculées : dans la cellule totalisant le nombre de jours d'absence du mois de janvier, l'utilisateur doit saisir = B4+B5+B6+B7.

Pour utiliser la fonction Somme intégrée au tableur :

• – se positionner dans la cellule destinée à recueillir le résultat ;
• – cliquer sur l'icône Somme automatique  ;
• – vérifier la sélection des cellules proposées par le tableur, puis valider la formule.

2. Calculs d'indicateurs

Un indicateur est une information généralement chiffrée permettant de suivre la tendance d'un paramètre de gestion d'une organisation.

Exemple : les données brutes sur le nombre de jours d'absence permettent de calculer un total par semestre et par année. Il est également intéressant de mettre en évidence les taux d'absentéisme dans le service. Ces taux pourront être comparés à ceux des autres services ou d'autres entreprises.

III - Visualiser les données sous forme de graphique

1. Le principe

En plus d'être de formidables outils de calcul, les tableurs proposent également une fonction Graphiques.

Les données qui composent les tableaux (feuille de calcul) peuvent ainsi être représentées graphiquement pour améliorer leur lisibilité. L'opérateur peut mettre en évidence :

– l'évolution du phénomène à l'aide d'une courbe chronologique ;

– la répartition statistique des données étudiées (pourcentages d'absences pour formation, maladie, etc.).

2. Réalisation de graphiques sur l'absentéisme

– 1^re étape : réflexion sur les données à visualiser ;

– 2^e étape : sélection des cellules à représenter ;

– 3^e étape : mise en œuvre de la fonction Graphiques ;

Exemple : pour représenter l'évolution des absences sur l'année N–1 :

– 4^e étape : choix d'un type de graphique adapté et lisible ;

– 5^e étape : mise en forme du graphique (titre, légende, dimensions, couleurs…).

3. La pertinence des graphiques

C'est à l'utilisateur de contrôler les informations à représenter et le mode de représentation graphique. En l'absence de réflexion suffisante, le graphique produit par le tableur peut être totalement inexploitable car illisible.

La nature du phénomène à mettre en évidence conditionne le choix du type de graphique. Ainsi, l'évolution d'un phénomène sur plusieurs périodes (mois, années) sera visualisée par un graphique en courbes.

En revanche, on privilégiera un diagramme à secteurs pour représenter une répartition.

Exemple :