L'audit des consommations téléphoniques s'impose comme la première mesure d'économie à appliquer au centre de coûts qu'est la flotte mobile. Ce contrôle peut être sous-traité à l'opérateur ou géré en interne avec l'aide d'un logiciel. Les rapports de consommation résultant de l'analyse logicielle révéleront les dérives et les dépassements de consommation. Cette visibilité à la fois globale et individuelle sur les dépenses permet de mieux renégocier les forfaits avec les opérateurs ou encore de forfaitiser les compléments de service comme l'envoi de mini-messages SMS. Pour éviter d'entrer dans l'engrenage du marchandage, les opérateurs de téléphonie mobile préfèrent mettre en avant leurs services de VPN 1 tarifaires (technique qui permet à l'opérateur de réguler les appels des abonnés) pour restreindre les appels selon le profil des collaborateurs aux seuls numéros de l'entreprise ou exclusivement aux heures ouvrables ou bien pour interdire les numéros surtaxés, les appels vers l'étranger ou l'envoi de SMS.
Le contrôle des consommations ne suffit pas à lui seul pour corriger les mauvaises pratiques téléphoniques. Il faut enseigner aux collaborateurs les bons réflexes de consommation comme l'usage du SMS pour les commerciaux en visite ou le regroupement du compte rendu téléphonique en fin de tournée. La suppression des abus, tels que des appels personnels excessifs ou encore l'envoi de SMS pour jouer à des émissions télévisées, s'avère plus délicate. Mieux vaut pour le supérieur hiérarchique s'en remettre à un document de consommation détaillé pour étayer un avertissement. Si l'employé souhaite utiliser son mobile à des fins privées, l'entreprise négociera un seuil maximal de prise en charge. Le surplus de consommation lui sera alors directement facturé par l'opérateur. D'autant que l'administration fiscale considère aujourd'hui l'usage du téléphone mobile à titre personnel comme un avantage en nature assujetti en outre à cotisations de Sécurité sociale.
Près de 40 % du budget d'exploitation d'une flotte mobile sont imputables à des coûts cachés, notamment de gestion. Pour atténuer cette charge, les entreprises peuvent sous-traiter la gestion contractuelle, administrative et budgétaire à des sociétés de commercialisation de service ou à des opérateurs intermédiaires. Ces partenaires d'Orange, de SFR et de Bouygues Telecom offrent une facturation unifiée et des outils de reporting 2 personnalisés accessibles par Internet. Ces services induisent une économie non négligeable, en particulier pour les PME qui ne disposent pas de personnel télécom en interne. En outre, les outils de suivi mis à disposition autorisent une analyse globale des consommations ainsi que des recoupements qui permettent de révéler les usages détournés ou abusifs des employés. Enfin, ces prestataires ont des conditions de prix légèrement plus favorables que les tarifs publics, dont leurs clients bénéficient.
Hafid Mahmoudi, Costkiller.net.
1. Virtual Private Network : réseau privé virtuel qui utilise Internet comme un média de transmission. Les données échangées par les membres du réseau sont codées. Les opérateurs de téléphonie mobile proposent ce type de service à leurs abonnés, en acheminant leurs communications via des VPN.
2. Le reporting est la présentation périodique de rapports sur les activités et résultats d'une organisation, d'une unité de travail ou du responsable d'une fonction, destinée à en informer ceux chargés de les superviser en interne ou en externe, ou tout simplement concernés par ces activités ou résultats.