Qu'est-ce qu'un document ?

Tout document utilisé dans la PME est un support porteur d'informations.

I - Les caractéristiques d'un document

Tout document présente trois traits distinctifs :

• – il est vecteur d'un message, c'est-à-dire d'un ensemble cohérent d'informations qui fait sens pour son ou ses destinataires ;
• – ces informations sont structurées de manière à être lisibles par l'homme ou la machine ;
• – elles sont enregistrées sur un support transportable, reproductible, relativement stable.

II - Les fonctions essentielles d'un document

1 Une fonction de transmission

Un document est nécessairement partie intégrante d'un processus de communication entre un émetteur et un ou plusieurs récepteurs. En l'absence de communication, il ne peut y avoir de document.

Exemple : un journal intime (non publié) n'est pas un document.

2 Une fonction de mémoire

Une fois inscrit sur le support (papier, électronique…), le message acquiert une certaine pérennité ou permanence. Sans enregistrement, il ne peut exister de document.

Exemple : une entrevue avec le manager (non enregistrée) n'est pas un document.

III - Les supports numériques

Le recul progressif des supports papier traditionnels conduit à une conception plus abstraite du document dont le sens réside désormais dans ses données et surtout dans sa structure logique.

On parle de « numérisation des documents » pour indiquer que l'inscription originelle en langue naturelle a été codée et stockée en langage d'ordinateur (binaire), inaccessible à l'homme en l'état.

On parle de « dématérialisation » pour indiquer que cette inscription originelle est remplacée par son image numérique et que, d'une certaine façon, la copie devient l'original.

IV - La chaîne documentaire

Dans l'entreprise, la gestion des documents revêt une importance particulière car ils sont la pièce maîtresse du système d'information. Ils permettent aux processus de l'entreprise de s'accomplir en assurant la collecte, la conservation, le traitement et la transmission des informations entre les différentes parties prenantes.

Pour assurer ces fonctions importantes, les documents de l'entreprise sont organisés en « chaînes documentaires », qui sont en fait des jeux de documents impliqués dans la réalisation de processus sous-jacents.

Exemple : voici la chaîne documentaire correspondant à un processus commercial simplifié, exécutée sur un poste de travail bureautique quelconque.

Lors de l'exécution d'un processus, chaque document impliqué joue un rôle déterminé et intervient à un moment précis. Il se voit assigner par ses concepteurs un ou plusieurs objectifs bien définis. Un document, en circulant, peut parfois permettre à plusieurs processus d'interagir.

V - Les différents types de documents dans l'entreprise

Il est d'usage de distinguer deux types de documents :

• – en fonction de la destination : documents internes à l'entreprise, documents externes ;
• – en fonction de leur circulation : documents de position (documents de stockage de l'information, dont la vocation est de rester dans le service), documents de liaison (documents qui transmettent l'information d'un émetteur vers un destinataire, dont la vocation est de circuler).

Ces deux types peuvent être combinés.