Assurer une veille juridique et technique

Les responsables confient à leurs assistants de gestion des missions de veille sectorielle en matière de santé et de sécurité, du fait qu'ils n'ont pas le temps matériel d'assurer cette fonction, pourtant indispensable.

I - La veille informationnelle juridique et technique

1 L'objet de la veille

Au contraire de la recherche d'informations, qui répond à un besoin ponctuel précis, la veille est un processus permanent correspondant à un besoin de mise à jour des informations détenues par l'entreprise.

2 La nécessité de la veille

En matière de santé et de sécurité, les domaines réglementaire et technique sont en constante et rapide évolution. Seul un système de veille vigilante peut permettre à l'entreprise d'y faire face et de repérer des informations significatives.

Exemple : pour un laboratoire pharmaceutique, l'interdiction par l'ANSM (Agence nationale pour la sécurité des médicaments et des produits de santé) de l'utilisation de 3 plantes et 26 substances actives dans les préparations à visée amaigrissante réalisées en pharmacie, dans une décision de police sanitaire parue au JO le 10 mai 2012.

II - La mise en place d'un système de veille

Cette mise en place s'effectue en trois phases principales.

1 Cerner les besoins de l'entreprise

Pour y parvenir, l'assistant de gestion doit prendre en compte les caractéristiques de son entreprise, principalement : le secteur ou la branche d'activité, les matières et produits manipulés, les équipements, les locaux, etc.

Exemple : une entreprise de transport routier doit veiller à l'évolution de la législation concernant les marchandises dangereuses.

2 Identifier des sources fiables et autorisées

Outre les sources institutionnelles et professionnelles, l'assistant doit rechercher des sources plus spécifiques. Les sources sur Internet doivent être privilégiées, pour des raisons de réactivité.

Exemple : le site actu-environnement.com annonce la parution au BO le 25 février 2012 d'une circulaire qui détermine les modalités de mise en œuvre au niveau régional de la charte « Objectif CO₂ : les transporteurs s'engagent » dans le transport routier de marchandises et de voyageurs.

3 S'abonner à ces sources

Les sites Internet traitant de santé et de sécurité offrent deux types d'abonnement :

• – les flux RSS, dont le symbole est ou , correspondent à l'envoi en continu de news (ou « brèves ») sous forme de courriels ;
• – les newsletters (ou bulletins de liaison périodiques), dont le symbole est souvent .

Dans les deux cas, l'assistant aura pris soin de créer une adresse e-mail dédiée à la réception de ces informations. Cette boîte aux lettres devra être consultée quotidiennement. L'assistant alertera son responsable s'il le juge utile.