La certification pour les PME

La certification est une procédure par laquelle un organisme indépendant délivre une assurance écrite qu'au sein d'une PME, un produit, un service ou un processus est conforme à des exigences spécifiées. Le dirigeant doit être éclairé sur les avantages que procure la certification et sur les inconvénients de la procédure à engager, notamment son coût et sa lourdeur. L'assistant de gestion peut être associé au bon déroulement de la mise en œuvre de la procédure au sein de la PME.

I - Comment prendre la décision ?

Le dirigeant prend sa décision à l'issue de la comparaison des avantages et des inconvénients liés à la procédure de certification.

1 Le déroulement de la procédure

Avant toute chose, le dirigeant doit connaître le déroulement de la procédure de certification.

2 Les avantages de la certification

Le processus de certification permet à la PME de :

• – mieux répondre aux attentes de ses clients grâce à l'amélioration de son mode de fonctionnement ;
  Exemples : qualité des produits ou du service contrôlée en permanence, respect des délais.
• – réduire ses coûts de non-qualité ;
  Exemple : moins de retours et de réclamations
• – redéployer ses activités ;
  Exemple : être certifié permet de répondre aux demandes de certains clients, comme la grande distribution qui impose parfois une certification IFS pour référencer ses fournisseurs.
• – maintenir ses avantages compétitifs vis-à-vis des concurrents certifiés.

3 Les inconvénients

a. La lourdeur de la procédure

L'organisme certificateur effectue de nombreux contrôles au sein de la PME sur les produits ou les services. Pour cela, il s'appuie :

• – sur des référentiels qui déterminent des spécifications précises à respecter et des résultats à atteindre en termes d'organisation, d'essais et de contrôles ;
• – ou sur des référentiels métiers qui fixent des exigences en termes d'organisation du travail et souvent de résultats. Ces obligations sont identiques pour toutes les entreprises d'un même secteur d'activité et d'une même profession et les engagements de la PME sont au moins ceux du référentiel.
  Exemples : certification NF 286 pour le transport urbain de voyageurs ou certification HôtelCert dans le secteur de l'hôtellerie

b. Le coût de la procédure

Au coût de la rémunération de la prestation fournie par l'organisme certificateur s'ajoute le coût des opérations menées en interne :

• – tests, enquêtes à effectuer pour vérifier la qualité des produits ou du service ;
  Exemple : évaluation de la résistance au feu des composants d'un produit
• – mise en place de nouvelles procédures respectueuses des normes ;
  Exemple : création d'un guide de bonnes pratiques d'hygiène dans un processus de production alimentaire
• – modification du processus de production si des écarts sont constatés entre les spécifications et la réalité.
  Exemple : changer une chambre froide qui ne répond plus à des normes de sécurité

II - Par qui se faire certifier ?

L'assistant de gestion doit repérer les organismes susceptibles de délivrer une certification à la PME. Ce sont des organismes indépendants, le plus souvent accrédités, qui réaliseront un audit de conformité aux exigences de la norme.

En France, l'organisme d'accréditation est le Cofrac (Comité français d'accréditation, www.cofrac.fr). L'accréditation est la reconnaissance qu'un organisme est compétent pour procéder à une certification.

Exemple : les organismes de certification qui ont reçu l'accréditation du Cofrac sont nombreux et varient selon le secteur – Afnor, Bureau Veritas, SGS, Utac…

III - Quel organisme de certification choisir ?

L'assistant de gestion doit être en mesure de comparer les propositions des organismes de certification selon plusieurs critères : le coût de l'organisme de certification, la notoriété de l'auditeur dans le secteur d'activité de la PME, l'accréditation de l'organisme (mais l'accréditation n'est pas une obligation) ou encore les modalités pratiques d'audit et de suivi que propose l'organisme certificateur.

IV - Comment suivre les étapes du processus de certification ?

Conscient que la certification développe et maintient des relations de confiance avec tous les partenaires de l'entreprise, l'assistant de gestion doit être attentif au bon déroulement des opérations. Il pourra être chargé :

• – de l'accueil des équipes d'audit et de l'organisation des visites des auditeurs ;
• – du suivi de la documentation qui accompagne chaque étape ;
• – du suivi des actions correctives ;
• – de la proposition de communication interne sur la certification.