Le système d'information (SI) représente l'ensemble des éléments humains et informatiques participant à la collecte, à la gestion, au stockage, au traitement, à l'interprétation et à la diffusion de l'information au sein d'une organisation. Il doit fournir de façon optimale, à l'ensemble des acteurs d'une organisation, toute l'information nécessaire à son fonctionnement.
Le système d'information présente des dimensions organisationnelles (répartition du travail, procédures…) ainsi que des dimensions humaines et culturelles. Il intègre le système informatique de la PME mais ne se confond pas avec lui. Cette distinction se résume dans le schéma suivant :
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Automatisation |
Les processus sont des ensembles cohérents d'activités qui tendent à obtenir un résultat. Les procédures sont les modes opératoires qui décrivent les manières habituelles selon lesquelles les opérateurs humains (listes de tâches, fiches de poste) ou les machines (programmes, logiciels, PGI) exécutent ces activités.
Le système informatique est donc un support du système d'information et correspond à la dimension technologique du système d'information.
En règle générale, l'automatisation des procédures administratives procure à l'entreprise des gains de productivité importants. Mais, souvent, cette automatisation ne peut être totale : les procédures comprennent à la fois des traitements manuels (assurés par l'homme) et automatisés (assurés par l'ordinateur) lesquels sont étroitement imbriqués. Par conséquent, l'idée que la machine serait a priori plus productive que l'opérateur humain doit être relativisée car :
En réalité, les performances et la productivité administrative de l'entreprise se jouent plutôt au niveau de la complémentarité homme/machine, c'est-à-dire la capacité des opérateurs humains à mobiliser et à exploiter de façon opportune les ressources technologiques disponibles. L'assistant(e) de gestion est un artisan de cette complémentarité.
