Un cahier des charges est un document contractuel décrivant ce qu’attend le client (maître d’ouvrage) de son fournisseur (maître d’œuvre). Il précise, de la façon la plus claire possible, avec un vocabulaire simple, les besoins auxquels le maître d’œuvre doit répondre.
En plus des spécificités de base, le cahier des charges décrit également :
– les objectifs à atteindre ;
– les contraintes (de temps, de budget, de matériaux à utiliser, etc.).
Il prend des formes variables selon le type d’activité et la culture d’entreprise. De nombreuses normes existent : AFNOR, DoD, NF X50-151. Ces normes proposent des plans types de rédaction d’un cahier des charges.
En interne, le cahier des charges permet d’identifier les besoins, de les formaliser. Il vise également à rechercher l’adhésion des acteurs par l’explicitation de leurs besoins.
L’assistant de gestion ne prend pas en charge la partie technique du cahier des charges si la technicité de la demande échappe à ses connaissances. Il peut cependant contribuer à conseiller le dirigeant sur d’autres points abordés dans ce document.
Exemples : délai de livraison, modalités de paiement, contraintes de temps exigeant la réalisation d’un planning, contrainte budgétaire nécessitant la réalisation d’un budget de trésorerie.
Dans tous les cas, l’assistant de gestion est chargé de rédiger le cahier des charges à partir des éléments qui lui sont donnés. Il n’est pas rare qu’il prenne en charge l’organisation de sa réalisation en interne.
L’entreprise Morin souhaite demander à un prestataire la réalisation d’un site Internet vitrine. Cette prestation nécessite la réalisation d’un cahier des charges.
L’investissement envisagé n’est pas d’une technicité rédhibitoire pour l’assistant de gestion, qui peut donc se charger de plusieurs aspects du cahier des charges. Une recherche documentaire sur Internet l’aide à rédiger le cahier des charges destiné à un Webmaster (concepteur de sites Internet) en fonction des objectifs fixés par l’équipe dirigeante.
Ce cahier des charges peut prendre la forme suivante.