Un cahier des charges est un document contractuel décrivant ce qu'attend le client (maître d'ouvrage) de son fournisseur (maître d'œuvre). Il précise, de la façon la plus claire possible, avec un vocabulaire simple, les besoins auxquels le maître d'œuvre doit répondre.
En plus des spécificités de base, le cahier des charges décrit également :
Il prend des formes variables selon le type d'activité et la culture d'entreprise. De nombreuses normes existent : AFNOR, DoD, NF X50-151. Ces normes proposent des plans types de rédaction d'un cahier des charges.
En interne, le cahier des charges permet d'identifier les besoins, de les formaliser. Il vise également à rechercher l'adhésion des acteurs par l'explicitation de leurs besoins.
L'assistant de gestion ne prend pas en charge la partie technique du cahier des charges si la technicité de la demande échappe à ses connaissances. Il peut cependant contribuer à conseiller le dirigeant sur d'autres points abordés dans ce document.
Exemples : délai de livraison, modalités de paiement, contraintes de temps exigeant la réalisation d'un planning, contrainte budgétaire nécessitant la réalisation d'un budget de trésorerie.
Dans tous les cas, l'assistant de gestion est chargé de rédiger le cahier des charges à partir des éléments qui lui sont donnés. Il n'est pas rare qu'il prenne en charge l'organisation de sa réalisation en interne.
L'entreprise Morin souhaite demander à un prestataire la réalisation d'un site Internet vitrine. Cette prestation nécessite la réalisation d'un cahier des charges.
L'investissement envisagé n'est pas d'une technicité rédhibitoire pour l'assistant de gestion, qui peut donc se charger de plusieurs aspects du cahier des charges. Une recherche documentaire sur Internet l'aide à rédiger le cahier des charges destiné à un Webmaster (concepteur de sites Internet) en fonction des objectifs fixés par l'équipe dirigeante.
Ce cahier des charges peut prendre la forme suivante.
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Objectif • Information : informer la clientèle et les fournisseurs sur l'offre de l'entreprise et, notamment, présenter les nouveautés Public visé • Clients et futurs clients • Fournisseurs potentiels Message • Prix compétitifs • Qualité des prestations • Écoute des besoins des clients Perspective • Développer le site pour élargir la clientèle et se faire connaître par de nouveaux fournisseurs Interlocuteur Jules Morin Tél. : 04 66 56 77 88 ou 06 31 56 96 30 Fonction : PDG Langue • Page de présentation du site disponible en français et en anglais Ressources apportées • Support informatique : texte, base de données, images, illustrations • Support papier : plaquette de l'entreprise, photos Spécifications techniques • Structure : arborescente • Hébergement • Moteur de recherche • Préciser les dates de création et de la dernière mise à jour sur la page d'accueil, voire sur toutes les pages • Pouvoir revenir sur la page d'accueil en cliquant sur le logo de l'entreprise, sur n'importe quelle page du site |
Aspect et qualité du site • Site vitrine • Accès aux informations rapidement Présentation • Claire • Couleurs dominantes : gris et bleu Graphisme • Moderne Forme du design • Formes carrées et/ou rectangles • Lignes fines Contrainte • Nombreuses photos Libertés • Libre choix de la mise en page • Choix des photos et des retouches (à soumettre à notre accord cependant) Interactivité Contenu • Nombre de pages à prévoir : 6 • Titre page 1 : accueil Résumé du contenu de la page : accueil des consultants et lien avec les autres pages Photos de l'entreprise • Titre page 2 : présentation Résumé du contenu de la page : description de l'entreprise, de son activité • … Référencement • Toutes les pages sont accessibles par les robots d'indexation Maintenance • 2 ans Délai de réalisation • Six mois Budget • Mise à jour annuelle : 120 € • Budget de conception du site : 4 400 € |