L’assistant(e) est fortement impliqué(e) dans la planification de la ressource « temps », qu’il s’agisse d’organiser son propre emploi du temps ou celui d’un responsable.
La méthode NERAC est l’acronyme de cinq verbes : noter, évaluer, réserver, arbitrer, contrôler, qui correspondent à cinq étapes successives. Elle est principalement utilisée dans le cadre de la gestion d’agendas (par demi-journées, journées, semaines ou mois).
Elle comporte cinq étapes et consiste à compléter, au fur et à mesure, les colonnes d’une liste de contrôle de tâches.
Les tâches à effectuer par la personne en charge de l’activité (l’opérateur) sont reportées dans les deux premières colonnes de la liste de contrôle. L’ordre initial d’inscription des tâches importe peu car il est susceptible d’être modifié à l’étape 4 (arbitrage).
L’estimation de la durée des tâches à accomplir doit être effectuée en fonction des ressources mises à la disposition des opérateurs. Pour les PME, les ressources humaines représentent souvent un facteur critique (rareté, suremploi). L’assistant(e) doit intégrer cette contrainte lorsqu’il/elle est en charge de l’évaluation temporelle des tâches.
Exemple : demain matin, l’assistant(e) devra :
– impérativement téléphoner au client Frioul pour un problème de devis ;
– rédiger le rapport d’activité demandé par le gérant, en fonction des chiffres fournis ;
– vérifier la solvabilité du client Hébert SA en rapport avec une demande d’affacturage ;
– rédiger une note de service destinée au service technique modifiant les horaires ;
– faire une recherche prospective sur Internet en relation avec le projet d’acquisition d’une nouvelle machine, en fonction de spécifications fournies par l’ingénieur.
L’assistant(e) décide d’établir son emploi du temps prévisionnel.
Toute estimation de durée comporte un facteur d’incertitude : il convient donc de ménager des marges de sécurité pour tenir compte des imprévus (en général, 10 à 30 % du temps prévu initialement). Des majorations excessives peuvent allonger les délais de façon injustifiée. À l’inverse, en l’absence de marges de sécurité, tout imprévu entraîne un retard. Les durées estimées, marges comprises, sont reportées dans la colonne « Durée estimée ».
Une fois la liste de contrôle complétée, il est indispensable d’établir des priorités entre les tâches à accomplir. Le recours à une matrice d’Eisenhower permet d’affecter à chaque tâche un ordre de priorité de 0 à 3. Les tâches de priorité 0 ne sont pas accomplies par l’opérateur. Les tâches à accomplir sont inscrites dans la liste de contrôle par ordre de priorité décroissant. Pour chaque tâche, l’ordre de priorité attribué est reporté dans la colonne « Priorité » de la liste.
Les heures de début, de fin et le contrôle sont complétés par l’opérateur au fur et à mesure de l’exécution des tâches. Ces colonnes permettent de comparer les durées prévues et les durées effectivement réalisées. L’opérateur peut noter les écarts (négatifs ou positifs) ainsi que les justifications éventuelles. Il fait de même lorsqu’une tâche doit être différée pour une raison quelconque.
À l’issue des cinq étapes, on obtient la liste de contrôle finalisée suivante.
