Déterminer les priorités à l’aide d’une matrice d’Eisenhower

Face à l’urgence, l’assistant(e) de gestion doit veiller à hiérarchiser ses propres priorités, à optimiser la charge de travail du responsable, de ses collaborateurs ou celle d’une équipe projet. Le recours à une matrice d’Eisenhower contribue à une prise de recul.

I - Trier les tâches

Cet outil permet de trier les tâches selon leur niveau d’urgence et d’importance.

Tâches

Peu importantes

Importantes

Urgentes

Priorité normale (1)

  • – Tâches hors délai mais sans incidence
  • – Tâches administratives d’intendance
  • – Tri des courriels reçus

Priorité haute (3)

  • – Situations de crise
  • – Deadlines (tâches à délais très courts)
  • – Résolution de problème d’ordre tactique (gestion, pilotage)

Peu urgentes

Aucune priorité (0)

  • – Rangements divers
  • – Prise de rendez-vous personnels
  • – Pauses-café, consultation de la messagerie hors champ professionnel

Priorité moyenne (2)

  • – Planification, organisation
  • – Prospective
  • – Veille/Formation

II - Répartir des tâches

Les tâches n’ayant aucune priorité doivent être normalement éliminées. Par précaution, avant d’éliminer une tâche, l’assistant(e) devra s’assurer qu’il/elle le fait à bon escient.

Les tâches de priorité normale peuvent être déléguées par le responsable ou le chef de projet. Il y a lieu de s’assurer que les personnes désignées disposent des compétences et des ressources utiles.

Les tâches de priorité moyenne sont en principe du ressort du chef d’entreprise, car elles découlent de décisions stratégiques. Néanmoins, l’assistant (e) collabore à leur préparation et à leur suivi.

Les tâches de priorité haute doivent être accomplies coûte que coûte. L’assistant(e) y participe activement. Son rôle consiste à dégager le responsable de la « tyrannie de l’urgence » pour lui permettre de se consacrer pleinement aux tâches d’ordre stratégique (tâches de priorité moyenne).

Matrice d’Eisenhower du responsable