L’assistant(e) de gestion est souvent amené(e) à évaluer le temps consacré à certaines tâches qu’il/elle exécute ou surveille, grâce à une liste de contrôle des tâches.
Une liste de contrôle (check-list en anglais) se présente sous forme d’un tableau à double entrée qui permet d’évaluer le temps dédié à la réalisation de chacune des tâches composant une activité ou un projet et de contrôler leur avancement.
Il est utile soit de numéroter les tâches (voir l’exemple ci-dessous), soit de leur affecter une lettre de l’alphabet.
Chaque tâche est affectée d’une durée prévue et d’une durée réelle (connue à la fin de son exécution) dont l’unité de temps est obligatoirement indiquée : heure, jour, semaine, mois, etc. Parfois, ce sont les dates de début et de fin qui sont mentionnées. Les durées sont alors obtenues par soustraction. Ceci permet d’effectuer des contrôles de type « prévu/réalisé ».
L’ordre dans lequel les tâches sont inscrites, de haut en bas, correspond souvent à l’ordre chronologique, mais ce n’est pas obligatoire. Lorsqu’une liste de contrôle est utilisée conjointement à une matrice d’Eisenhower, c’est l’ordre des priorités qui prime.
Exemple d’évaluation du temps
Liste de contrôle
Implémentation d’une solution informatique de gestion de la relation client
N° de la tâche | Nature de la tâche | Durée prévue | Durée réelle |
(en semaines) | |||
1 | Rédaction de l’appel d’offres auprès de 3 SSII | 1 | |
2 | Réponses des fournisseurs | 2 | |
3 | Étude et choix définitif du fournisseur | 1 | |
4 | Négociation et signature du cahier des charges | 5 | |
5 | Développement de la solution Premiers tests : proposition d’un jeu d’essai | 5 | |
6 | Validations des écrans et des états par le responsable | 1 | |
7 | Mise au point en tenant compte des remarques | 2 | |
8 | Détermination du matériel nécessaire | 1 | |
9 | Commande et livraison du matériel nécessaire | 4 | |
10 | Implantation du matériel et du logiciel Formation des personnels concernés, mise en service | 2 | |
11 | Vérifications et déploiement progressif de la solution | 2 | |
Durées totales prévue/réalisée | 26 | ||